Los datos obtenidos de forma independiente ofrecen oportunidades sin precedentes para la auditoría y, en concreto, para la colaboración con el cliente. Con la posibilidad de reunirse con los clientes allí donde trabajan en procesos fluidos que conocen, los clientes están más preparados y se quedan con una experiencia general mucho mejor.
El equipo de Circit habló con James McCullough, de Harbinson Mulholland, sobre el impacto de los datos de fuentes independientes en el trabajo de auditoría de su empresa. En una conversación con nuestra Jefa de Éxito de Clientes, Sarah Broderick, se compartieron libremente puntos de vista, conocimientos e ideas. A continuación resumimos algunas de las conclusiones más importantes.
Trasladar las confirmaciones bancarias a Circit
Tras formarse en el equipo de auditoría de Harbinson Mulholland, James siempre se ha interesado por las formas de introducir la tecnología para ayudar a servir mejor a sus clientes. Recientemente ha pasado a formar parte del equipo de análisis forense, donde trabaja con otras prácticas contables en casos de sospecha de fraude, entre otras cosas.
Teniendo en cuenta su experiencia en auditoría, ¿cómo han utilizado James y el resto del equipo Circit en Harbinson Mulholland?
"Circit nos ha ayudado a abordar algunos de los retos fundamentales que tenemos: los verdaderos componentes básicos para crear un archivo de auditoría sólido y garantizar que tenemos la seguridad que necesitamos."
Históricamente, la confirmación bancaria en Harbinson Mulholland se realizaba mediante cartas y a veces correos electrónicos, dependiendo de si el banco lo aceptaba. Ese proceso se volvió rápidamente bastante desordenado. También suponía un reto para los miembros más veteranos del equipo confiar en que se había recopilado la información correcta.
"La incorporación de las confirmaciones bancarias a Circit ha tenido un impacto tangible para nosotros. Ha cambiado el aspecto del escenario, ya no es caótico. Ya no se trata de que los miembros junior y senior del equipo mantengan conversaciones sobre si se ha recibido una confirmación bancaria y tengan que hacer el seguimiento con los propios bancos. Ahora es un proceso que puede transferirse a los miembros junior del equipo para que lo gestionen en toda la empresa. Esto ha creado una eficiencia significativa en esta parte de nuestro proceso de auditoría.
Queremos ser capaces de utilizar a los miembros de nuestro equipo Junior de la manera más eficiente posible, para entregar la mayor parte del archivo de auditoría y la preparación de cuentas de una manera rápida y eficiente. Poder ofrecer esto a los miembros junior del personal en un formato con el que estén familiarizados, datos fiables que incluyan todo, eso marca una verdadera diferencia"
Este escenario en torno a las confirmaciones bancarias sonará sin duda familiar a muchos auditores. Sin embargo, también hay retos más nuevos a los que se enfrenta Harbinson Mulholland: los de los challenger banks, las criptodivisas y otros nuevos activos.
"Poder verificar esto de forma independiente proporciona mucha comodidad. Lo vemos también en el lado de Forensics: si ocurre algo inusual en el negocio, es más probable que tenga lugar en el nuevo entorno de cumplimiento de las nuevas instituciones bancarias."
Procesos fluidos que los clientes conocen
Gracias a las autenticaciones para el acceso directo a los datos transaccionales de los clientes, este tipo de activos pueden comprobarse junto con el resto de los datos. Dado que el resultado es un archivo normalizado, no es necesario dedicar tiempo adicional a preparar los archivos para trabajar con ellos.
Aunque proporcionar estas autorizaciones puede ser nuevo para algunos clientes, como dice James: "Quitamos presión al cliente diciéndole: 'Aquí está el enlace, sólo tiene que darnos su aprobación y nosotros podemos tomar la información que necesitamos'. Eso agiliza mucho el proceso, en lugar de esperar a que nos envíen archivos csv o recibir un mosaico de extractos en pdf. Es mucho más eficaz obtener esos datos y las conciliaciones bancarias en el mismo formato".
Al establecer datos de fuentes independientes, las empresas deben asegurarse primero de que los clientes tienen claro lo que tienen que hacer.
"Los vídeos que Circit ha elaborado al respecto nos parecen muy útiles. Podemos enviárselos a un cliente y prepararle para lo que va a pasar después y cómo va a ser. Parte de nuestro trabajo en el equipo forense gira en torno a la concienciación sobre el fraude, así que entendemos por qué los clientes se muestran escépticos cuando reciben un correo electrónico pidiéndoles que aprueben una autorización. Circit nos ha ayudado a que esa colaboración sea más fluida".
Reunirse con los clientes allí donde trabajan
La otra parte esencial es llegar a los clientes allí donde trabajan, utilizando procesos fluidos que conocen. Cuando los clientes conceden autorizaciones, se conectan a su cuenta bancaria en línea de forma segura a través de la plataforma Circit. Se trata de entornos y procesos familiares para el cliente, lo que reduce la fricción y permite poner en marcha la implantación con rapidez.
Hace poco preguntamos en una encuesta qué área mejoraría más con un acceso independiente a los datos. No es sorprendente que el ahorro de tiempo encabece la lista, con un 66% de los votos. En segundo lugar están el cotejo y análisis de datos y la calidad, empatados.
Con el producto Verified Transactions de Circit, aportamos datos de fuentes independientes procedentes de proveedores de pruebas (incluidos los bancos aspirantes). Esto permite un par de mejoras clave: centralizar los datos en una única plataforma, obtener actualizaciones en tiempo real, hacer que el equipo colabore más y crear una progresión más rápida.
Otra de las preguntas de la encuesta giraba en torno a los mayores obstáculos que se perciben a la hora de implementar datos de fuentes independientes.
Dado que la aceptación de los clientes ocupa un lugar destacado en la lista, le preguntamos a James qué decir a los clientes que dudan en proporcionar acceso.
James: "Creo que se trata de hablarles sobre qué tipo de acceso están proporcionando y a quién se lo están proporcionando. Creo que también se trata de abordar la seguridad y compararla con la descarga de pdf y archivos adjuntos y los riesgos de seguridad que conlleva. Es una forma arriesgada de intercambiar información".
Procesos preparados para el futuro
¿Cuál es el futuro de Mulholland Harbinson y de su uso continuado de Circit?
"Estamos entusiasmados con la puesta en marcha de AR/AP. Somos conscientes de que será difícil conseguir la aprobación de todos los proveedores, pero enviar cartas o correos electrónicos y hacer un seguimiento de quién ha respondido y quién no supone un gran reto. Los recordatorios automáticos de Circit son geniales, puedo pulsar un botón para enviar un recordatorio. Esto transformaría la forma en que obtenemos las confirmaciones de los deudores de nuestros clientes y los saldos pendientes".
En Circit, nos complace trabajar con empresas de contabilidad con visión de futuro para mejorar los procesos, elevar la experiencia del cliente y agilizar el cobro directo desde la fuente.
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