Los datos obtenidos de forma independiente ofrecen oportunidades sin precedentes para la auditoría y, en concreto, para la colaboración con los clientes. Al poder adaptarnos a los clientes en su propio entorno de trabajo mediante procesos fluidos con los que están familiarizados, estos se sienten mejor preparados y disfrutan de una experiencia global mucho más satisfactoria.
El equipo de Circit conversó con James McCullough, de Harbinson Mulholland, sobre el impacto que tienen los datos obtenidos de fuentes independientes en el trabajo de auditoría de su empresa. En una conversación con nuestra directora de Éxito del Cliente, Sarah Broderick, se compartieron abiertamente opiniones, conocimientos e ideas. A continuación, resumimos algunas de las conclusiones más importantes.
Trasladar las confirmaciones bancarias a Circit
Tras formarse en el equipo de auditoría de Harbinson Mulholland, James siempre se ha interesado por las formas de incorporar la tecnología para prestar un mejor servicio a sus clientes. Recientemente se ha incorporado al equipo de investigación forense, donde colabora con otros despachos de contabilidad en casos de presunto fraude, entre otras cosas.
Teniendo en cuenta su experiencia en auditoría, ¿cómo han utilizado James y el resto del equipo Circit en Harbinson Mulholland?
"Circit nos ha ayudado a abordar algunos de los retos fundamentales que tenemos: los verdaderos componentes básicos para reunir un sólido expediente de auditoría y garantizar que tenemos la garantía que necesitamos."
Históricamente, la confirmación bancaria en Harbinson Mulholland se realizaba mediante cartas y, a veces, correos electrónicos, dependiendo de si el banco lo aceptaba. Este proceso se convirtió rápidamente en un caos. Además, a los miembros más veteranos del equipo les resultaba difícil estar seguros de que se había recopilado la información correcta.
"La incorporación de las confirmaciones bancarias a Circit ha tenido un impacto tangible para nosotros. Ha cambiado el escenario, ya no es caótico. Ya no se trata de que los miembros junior y senior del equipo mantengan conversaciones sobre si se ha recibido una confirmación bancaria y tengan que hacer el seguimiento con los propios bancos. Ahora es un proceso que puede transferirse a los miembros junior del equipo para que lo gestionen en toda la empresa. Esto ha creado una eficiencia significativa en esta parte de nuestro proceso de auditoría.
Queremos poder utilizar a los miembros de nuestro equipo junior de la forma más eficiente posible, para entregar la mayor parte del expediente de auditoría y la preparación de cuentas de forma rápida y eficaz. Poder ofrecérselo a los miembros junior del personal en un formato con el que estén familiarizados, datos fiables que lo incluyan todo... eso marca una verdadera diferencia".
Este escenario en torno a las confirmaciones bancarias sonará sin duda familiar a muchos auditores. Sin embargo, Harbinson Mulholland también se enfrenta a nuevos retos: los de los challenger banks, las criptomonedas y otros activos nuevos.
"Poder verificar esto de forma independiente proporciona mucha comodidad. Lo vemos también en el lado forense: si ocurre algo inusual en el negocio, es más probable que tenga lugar en el nuevo entorno de cumplimiento de las nuevas instituciones bancarias."
Procesos fluidos que los clientes conocen
Gracias a las autenticaciones para el acceso directo a los datos transaccionales de los clientes, este tipo de activos pueden comprobarse junto con el resto de los datos. Como el resultado es un archivo normalizado, no es necesario dedicar tiempo adicional a preparar los archivos para trabajar con ellos.
Aunque proporcionar estas autorizaciones puede ser nuevo para algunos clientes, como dice James: "Quitamos presión al cliente diciéndole: 'Aquí está el enlace, sólo tiene que proporcionarnos su aprobación y nosotros podemos tomar la información que necesitamos'. Eso agiliza mucho el proceso, en lugar de esperar a que nos envíen archivos csv o recibir un mosaico de extractos en pdf. Es mucho más eficiente obtener esos datos y las conciliaciones bancarias en el mismo formato".
A la hora de establecer datos de fuentes independientes, las empresas deben asegurarse primero de que los clientes tienen claro lo que tienen que hacer.
"Los vídeos que Circit ha elaborado al respecto nos resultan muy útiles. Podemos enviárselos a un cliente y prepararle para lo que ocurre a continuación y cómo será. Parte de nuestro trabajo en el equipo forense gira en torno a la concienciación sobre el fraude, así que entendemos por qué los clientes se muestran escépticos cuando reciben un correo electrónico en el que se les pide que aprueben una autorización. Circit nos ha ayudado a que esa colaboración sea más fluida".
Reunirse con los clientes allí donde trabajan
La otra parte esencial es llegar a los clientes allí donde trabajan, utilizando procesos fluidos que conocen. Cuando los clientes conceden autorizaciones, se conectan a su cuenta bancaria en línea de forma segura a través de la plataforma Circit. Se trata de entornos y procesos familiares para el cliente, lo que reduce la fricción y permite poner en marcha la implantación con rapidez.
Recientemente realizamos una encuesta para saber qué aspecto mejoraría más con el acceso independiente a los datos. Como era de esperar, el ahorro de tiempo ocupa el primer lugar, con un 66 % de los votos. En segundo lugar, empatados, se encuentran la comparación y el análisis de datos, y la calidad.
Con el producto Transacciones Verificadas de Circit, aportamos datos de fuentes independientes procedentes de proveedores de pruebas (incluidos los bancos challenger). Esto permite un par de mejoras clave: centralizar los datos en una única plataforma, obtener actualizaciones en tiempo real, hacer que el equipo colabore más y crear una progresión más rápida.
Otra de las preguntas de la encuesta que planteamos se refería a los principales obstáculos percibidos para la implementación de datos de fuentes independientes.
Como la aceptación del cliente es una de las prioridades, le preguntamos a James qué decir a los clientes que dudan en facilitar el acceso.
James: "Creo que se trata de hablarles de qué tipo de acceso están proporcionando y a quién se lo están proporcionando. Creo que también se trata de abordar la seguridad y compararla con la descarga de pdf y archivos adjuntos y los riesgos de seguridad que conlleva. Es una forma arriesgada de intercambiar información".
Procesos preparados para el futuro
Entonces, ¿qué le depara el futuro a Mulholland Harbinson y a su uso continuado de Circit?
«Estamos muy ilusionados con la puesta en marcha del sistema de cuentas por cobrar y por pagar. Somos conscientes de que habrá dificultades para conseguir que todos los proveedores den su visto bueno, pero enviar cartas en papel o correos electrónicos y hacer un seguimiento de quién ha respondido y quién no supone un reto enorme. Los recordatorios automáticos de Circit son fantásticos: basta con hacer clic en un botón para enviar un recordatorio. Esto supondrá un cambio radical en la forma en que obtenemos las confirmaciones de los deudores de nuestros clientes y en la gestión de los saldos pendientes».
En Circit, nos complace trabajar con empresas de contabilidad con visión de futuro para mejorar los procesos, elevar la experiencia del cliente y agilizar el cobro directo desde la fuente.
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