Onafhankelijk verkregen gegevens bieden ongekende mogelijkheden voor audits en specifiek voor samenwerking met klanten. Door klanten te kunnen bereiken waar ze werken in naadloze processen die ze kennen, zijn klanten beter voorbereid en houden ze een veel betere algehele ervaring over.
Het Circit-team sprak met James McCullough van Harbinson Mulholland over de impact van onafhankelijk verkregen gegevens op het auditwerk bij zijn kantoor. In een gesprek met onze Head of Customer Success, Sarah Broderick, werden inzichten, kennis en ideeën vrijelijk gedeeld. We hebben hier enkele van de belangrijkste bevindingen samengevat.
Bankbevestigingen overzetten naar Circit
Na zijn opleiding in het auditteam bij Harbinson Mulholland is James altijd geïnteresseerd geweest in manieren om technologie te introduceren om hun klanten beter van dienst te zijn. Hij is onlangs overgestapt naar het Forensics-team, waar hij onder andere samenwerkt met andere accountantskantoren aan zaken van vermoedelijke fraude.
Gezien zijn achtergrond in audit, hoe hebben James en het bredere team Circit gebruikt bij Harbinson Mulholland?
“Circit heeft ons geholpen om enkele van de fundamentele uitdagingen aan te pakken die we hebben: de echte basisbouwstenen voor het samenstellen van een sterk auditdossier en ervoor te zorgen dat we de zekerheid hebben die we nodig hebben.”
Historisch gezien werd een bankbevestiging bij Harbinson Mulholland afgehandeld via brieven en soms e-mails, afhankelijk van of de bank dat accepteerde. Dat proces werd al snel behoorlijk rommelig. Het was ook een uitdaging voor de senior teamleden om er zeker van te zijn dat de juiste informatie was verzameld.
“Het overzetten van bankbevestigingen naar Circit heeft een echt tastbare impact voor ons gehad. Het heeft de situatie veranderd, het is niet langer chaotisch. Het gaat niet langer over junior en senior teamleden die gesprekken voeren over de vraag of een bankbevestiging is ontvangen en die dit zelf moeten opvolgen bij de banken. In plaats daarvan is het nu een proces dat kan worden overgedragen aan junior teamleden om te beheren binnen een kantoorbreed proces. Dat heeft aanzienlijke efficiëntie gecreëerd in dit deel van ons auditproces.
We willen onze junior teamleden zo efficiënt mogelijk kunnen inzetten om zoveel mogelijk van het auditdossier en de jaarrekeningvoorbereiding snel en efficiënt af te handelen. Dat aan junior medewerkers kunnen geven in een formaat dat ze kennen, betrouwbare gegevens die alles omvatten – dat maakt echt een verschil.”
Dit scenario rond bankbevestigingen zal ongetwijfeld veel auditors bekend in de oren klinken. Er zijn echter ook nieuwere uitdagingen waar Harbinson Mulholland mee te maken heeft: die van challengerbanken, cryptocurrencies en andere nieuwe activa.
“Dit onafhankelijk kunnen verifiëren geeft veel zekerheid. We zien dit ook aan de Forensics-kant: als er iets ongewoons gebeurt in het bedrijf, zal het eerder plaatsvinden in de nieuwe compliance-omgeving van nieuwe bankinstellingen.”
Naadloze processen die klanten kennen
Met authenticaties voor directe toegang tot transactionele klantgegevens kunnen dit soort activa naast de rest van de gegevens worden gecontroleerd. Aangezien de output een gestandaardiseerd bestand is, is er geen extra tijd nodig om de bestanden klaar te maken voor verwerking.
Hoewel het verstrekken van deze autorisaties nieuw kan zijn voor sommige klanten, zegt James: “Wij nemen de druk weg bij de klant door te zeggen: ‘Hier is de link, geef ons gewoon uw goedkeuring en wij kunnen de informatie ophalen die we nodig hebben.’ Dat stroomlijnt het proces enorm, in tegenstelling tot wachten op de levering van csv-bestanden of het ontvangen van een lappendeken aan pdf-afschriften. Het is veel efficiënter om die gegevens en bankafstemmingen in hetzelfde formaat te krijgen.”
Bij het instellen van onafhankelijk verkregen gegevens moeten bedrijven er eerst voor zorgen dat klanten duidelijk weten wat ze moeten doen.
“Wij vinden de video's die Circit hierover heeft samengesteld erg nuttig. We kunnen deze naar een klant sturen en hen voorbereiden op wat er daarna gebeurt en hoe het eruit zal zien. Een deel van ons werk bij het Forensics Team richt zich op fraudebewustzijn, dus we begrijpen waarom klanten sceptisch zijn wanneer ze een e-mail ontvangen waarin hen wordt gevraagd een autorisatie goed te keuren. Circit heeft ons geholpen die samenwerking naadlozer te maken.”
Klanten tegemoetkomen in hun werkomgeving
Het andere essentiële onderdeel is klanten tegemoetkomen in hun werkomgeving, met behulp van naadloze processen die ze kennen. Wanneer klanten autorisaties verstrekken, loggen ze veilig in op hun online bankrekening via het Circit-platform. Dit zijn allemaal vertrouwde omgevingen en processen voor de klant, wat de frictie vermindert en de implementatie snel van de grond kan krijgen.
We hebben onlangs in een enquête gevraagd welk gebied het meest zou verbeteren door onafhankelijke toegang tot gegevens. Niet verrassend staat tijdsbesparing bovenaan met 66% van de stemmen. Op de tweede plaats staan data matching en analyse, en kwaliteit, gelijk.
Met Circit's Verified Transactions product halen we onafhankelijk verkregen gegevens binnen van bewijsleveranciers (waaronder challengerbanken). Dit maakt een aantal belangrijke verbeteringen mogelijk: het centraliseren van de gegevens op één enkel platform, het verkrijgen van real-time updates, het bevorderen van samenwerking binnen het team en het creëren van snellere vooruitgang.
Een andere enquêtevraag die we stelden, ging over de grootste waargenomen belemmeringen voor de implementatie van onafhankelijk verkregen gegevens.
Aangezien de acceptatie door klanten hoog op de lijst staat, vroegen we James wat hij zou zeggen tegen klanten die aarzelen om toegang te verlenen.
James: “Ik denk dat het erom gaat hen uit te leggen welk soort toegang ze verlenen en aan wie ze die verlenen. Ik denk dat het ook gaat over het bespreken van de beveiliging en het vergelijken met het downloaden van pdf's en bijlagen en de beveiligingsrisico's die daarbij komen kijken. Dat is een risicovolle manier om informatie uit te wisselen.”
Toekomstbestendige processen
Dus, wat is de volgende stap voor Mulholland Harbinson en hun voortdurende gebruik van Circit?
“We zijn enthousiast over de AR/AP die online komt. We realiseren ons dat het een uitdaging zal zijn om elke leverancier goedkeuring te laten geven, maar het is een enorme uitdaging om brieven of e-mails te versturen en bij te houden wie heeft gereageerd en wie niet. De automatische herinneringen van Circit zijn geweldig, ik kan met één klik een herinnering versturen. Dat zou een transformatie betekenen in hoe we bevestigingen krijgen van de debiteuren van onze klanten en de openstaande saldi.”
Bij Circit werken we graag samen met vooruitstrevende accountantskantoren om processen te verbeteren, de klantervaring naar een hoger niveau te tillen en de directe gegevensverzameling vanuit de bron te stroomlijnen.
Wilt u in contact komen met James? U kunt hem vinden hier.
Wilt u meer weten over Geverifieerde Transacties? Neem contact op met onze experts.
