Unabhängig erhobene Daten bieten beispiellose Möglichkeiten für die Prüfung und insbesondere für die Zusammenarbeit mit Kunden. Da Kunden dort abgeholt werden können, wo sie arbeiten, und in nahtlosen Prozessen, die sie kennen, sind sie besser vorbereitet und profitieren von einem deutlich besseren Gesamterlebnis.
Das Circit-Team sprach mit James McCullough von Harbinson Mulholland über die Auswirkungen unabhängig beschaffter Daten auf die Prüfungsarbeit in seiner Kanzlei. In einem Gespräch mit unserer Head of Customer Success, Sarah Broderick, wurden Erkenntnisse, Wissen und Ideen offen ausgetauscht. Die wichtigsten Ergebnisse haben wir hier zusammengefasst.
Bankbestätigungen auf Circit umstellen
Nach seiner Ausbildung im Prüfungsteam bei Harbinson Mulholland war James schon immer daran interessiert, Technologie einzuführen, um die Kunden besser zu betreuen. Kürzlich wechselte er in das Forensik-Team, wo er unter anderem mit anderen Wirtschaftsprüfungsgesellschaften an Fällen von mutmaßlichem Betrug arbeitet.
Wie haben James und das gesamte Team Circit bei Harbinson Mulholland genutzt, angesichts seines Hintergrunds in der Wirtschaftsprüfung?
„Circit hat uns geholfen, einige unserer grundlegenden Herausforderungen anzugehen: die echten Bausteine für die Erstellung einer soliden Prüfungsakte und die Sicherstellung der nötigen Gewissheit.“
Historisch gesehen wurde eine Bankbestätigung bei Harbinson Mulholland per Brief und manchmal per E-Mail durchgeführt, je nachdem, ob die Bank dies akzeptierte. Dieser Prozess wurde schnell ziemlich unübersichtlich. Es war auch für die leitenden Teammitglieder eine Herausforderung, sich zu vergewissern, dass die richtigen Informationen gesammelt worden waren.
„Die Umstellung der Bankbestätigungen auf Circit hatte für uns einen wirklich spürbaren Einfluss. Es hat das Szenario verändert, es ist nicht mehr chaotisch. Es geht nicht mehr darum, dass Junior- und Senior-Teammitglieder Gespräche darüber führen, ob eine Bankbestätigung eingegangen ist, und dies bei den Banken selbst nachverfolgen müssen. Vielmehr ist es jetzt ein Prozess, der an Junior-Teammitglieder übergeben werden kann, um ihn firmenweit zu verwalten. Das hat in diesem Teil unseres Prüfungsprozesses erhebliche Effizienzsteigerungen bewirkt.“
„Wir möchten unsere Junior-Teammitglieder so effizient wie möglich einsetzen können, um so viel wie möglich von der Prüfungsakte und der Bilanzvorbereitung schnell und effizient zu erledigen. Diesen jungen Mitarbeitern in einem ihnen vertrauten Format zur Verfügung stellen zu können – zuverlässige Daten, die alles umfassen – das macht einen echten Unterschied.“
Dieses Szenario rund um Bankbestätigungen wird vielen Wirtschaftsprüfern zweifellos bekannt vorkommen. Harbinson Mulholland steht jedoch auch vor neueren Herausforderungen: denen von Challenger-Banken, Kryptowährungen und anderen neuen Vermögenswerten.
„Dies unabhängig überprüfen zu können, bietet viel Sicherheit. Das sehen wir auch im Bereich Forensik: Wenn im Unternehmen etwas Ungewöhnliches vor sich geht, geschieht dies eher im neuen Compliance-Umfeld neuer Bankinstitute.“
Nahtlose Prozesse, die Kunden kennen
Mit Authentifizierungen für den direkten Zugriff auf Transaktionsdaten von Kunden können diese Arten von Vermögenswerten zusammen mit den restlichen Daten überprüft werden. Da die Ausgabe eine standardisierte Datei ist, muss keine zusätzliche Zeit aufgewendet werden, um die Dateien für die Bearbeitung vorzubereiten.
Auch wenn die Bereitstellung dieser Genehmigungen für einige Kunden neu sein mag, sagt James: „Wir nehmen dem Kunden den Druck, indem wir sagen: ‚Hier ist der Link, geben Sie uns einfach Ihre Zustimmung, und wir können die benötigten Informationen abrufen.‘ Das strafft den Prozess erheblich, anstatt auf die Lieferung von CSV-Dateien oder einen Flickenteppich von PDF-Auszügen zu warten. Es ist viel effizienter, diese Daten und Bankabstimmungen im selben Format zu erhalten.“
Bei der Einrichtung von unabhängig bezogenen Daten müssen Unternehmen zunächst sicherstellen, dass die Kunden genau wissen, was sie tun müssen.
„Wir finden die Videos, die Circit dazu erstellt hat, sehr hilfreich. Wir können diese an einen Kunden senden und ihn darauf vorbereiten, was als Nächstes passiert und wie es aussehen wird. Ein Teil unserer Arbeit im Forensik-Team befasst sich mit Betrugsprävention, daher verstehen wir, warum Kunden skeptisch sind, wenn sie eine E-Mail erhalten, in der sie um die Genehmigung einer Autorisierung gebeten werden. Circit hat uns geholfen, diese Zusammenarbeit reibungsloser zu gestalten.“
Kunden dort abholen, wo sie arbeiten
Der andere wesentliche Aspekt ist, Kunden dort abzuholen, wo sie arbeiten, und dabei nahtlose Prozesse zu nutzen, die sie kennen. Wenn Kunden Genehmigungen erteilen, greifen sie sicher über die Circit-Plattform auf ihr Online-Banking-Konto zu. Dies sind alles vertraute Umgebungen und Prozesse für den Kunden, was Reibungsverluste reduziert und die Implementierung schnell in Gang bringen kann.
Wir haben kürzlich in einer Umfrage gefragt, welcher Bereich durch unabhängigen Datenzugriff am meisten verbessert werden würde. Wenig überraschend steht die Zeitersparnis mit 66 % der Stimmen an erster Stelle. An zweiter Stelle liegen Datenabgleich und -analyse sowie Qualität, gleichauf.
Mit Circits Produkt „Verified Transactions“ beziehen wir unabhängig erhobene Daten von Nachweisanbietern (einschließlich Challenger-Banken). Dies ermöglicht einige wesentliche Verbesserungen: die Zentralisierung der Daten auf einer einzigen Plattform, den Erhalt von Echtzeit-Updates, eine verbesserte Zusammenarbeit im Team und schnellere Fortschritte.
Eine weitere Umfragefrage, die wir stellten, betraf die größten wahrgenommenen Hindernisse bei der Implementierung von unabhängig bezogenen Daten.
Da die Zustimmung der Kunden ganz oben auf der Liste steht, fragten wir James, was man Kunden sagen sollte, die zögern, Zugang zu gewähren.
James: „Ich denke, es geht darum, ihnen genau zu erklären, welche Art von Zugang sie wem gewähren. Ich denke, es geht auch darum, die Sicherheit anzusprechen und sie mit dem Herunterladen von PDFs und Anhängen sowie den damit verbundenen Sicherheitsrisiken zu vergleichen. Das ist ein riskanter Weg, Informationen auszutauschen.“
Zukunftsfähige Prozesse
Was kommt als Nächstes für Mulholland Harbinson und ihre weitere Nutzung von Circit?
„Wir freuen uns sehr darauf, dass die Debitoren-/Kreditorenbuchhaltung online geht. Uns ist bewusst, dass es eine Herausforderung sein wird, jeden Lieferanten zur Genehmigung zu bewegen, aber es ist eine noch größere Herausforderung, physische Briefe oder E-Mails zu versenden und nachzuverfolgen, wer geantwortet hat und wer nicht. Circits automatische Erinnerungen sind großartig; ich kann mit einem Klick eine Erinnerung senden. Das wäre transformativ für die Art und Weise, wie wir Bestätigungen von den Schuldnern unserer Kunden und für die ausstehenden Salden erhalten.“
Bei Circit freuen wir uns, mit zukunftsorientierten Wirtschaftsprüfungsgesellschaften zusammenzuarbeiten, um Prozesse zu verbessern, das Kundenerlebnis zu steigern und die direkte Datenerfassung aus der Quelle zu rationalisieren.
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