En el sector de la contabilidad y la auditoría se habla mucho de la IA y su impacto en las profesiones. Ya hemos tratado este tema en el blog de Circit, en nuestro artículo sobre la IA en la auditoría y cómo las empresas pueden aprovechar la IA para agilizar los procesos.
La tecnología de IA está madurando rápidamente y se está integrando en diversos ámbitos profesionales, entre ellos la contabilidad y la auditoría. A veces, los árboles no dejan ver el bosque: se habla mucho de lo que la IA podría ser y hacer por la gestión de la auditoría, pero hay pocos ejemplos concretos y específicos de indicaciones o ideas que puedan utilizarse de inmediato.
En este artículo, quiero ofrecer indicaciones claras e ideas para las indicaciones con el fin de salvar la distancia entre lo que creemos saber sobre la IA y lo que puede hacer por nosotros.
El indicador
Las respuestas que obtienes de ChatGPT son tan buenas como la pregunta que utilizas para obtenerlas. La elaboración de preguntas es un arte y un proceso iterativo: es probable que tengas que retocar tu pregunta varias veces antes de que sea utilizable y deberías añadir tantos detalles y antecedentes como sea posible.
Para la solicitud de gestión de auditoría que utilicé para este artículo, añadí los siguientes detalles:
- función dentro de la sociedad de auditoría
- tamaño de la empresa auditora
- ubicación de la empresa de auditoría
- norma contable a utilizar, en este caso las NIIF
A continuación, especifiqué los retos que quería abordar con mis indicaciones y di detalles sobre el estilo, el tono y el nivel de experiencia deseados para garantizar que las respuestas estuvieran adaptadas y fueran pertinentes para mis necesidades específicas. A continuación, me centré aún más en dos elementos especialmente importantes para mí: las interacciones con los clientes y la tutoría del personal subalterno.
Este es el mensaje que he utilizado:
Soy Director de Auditoría en una empresa de auditoría mediana del Reino Unido y mi objetivo es reducir las tareas manuales, evaluar y poner de relieve las áreas de riesgo, desarrollar procedimientos eficaces de pruebas sustantivas, mejorar la documentación de auditoría, automatizar la entrada de datos, detectar anomalías y añadir valor para los clientes ofreciéndoles asesoramiento y soluciones a medida.
Las respuestas a las preguntas deben reflejar una amplia experiencia en el campo de la auditoría y ser útiles para la gestión de auditorías, utilizando la metodología y la terminología correctas, con especial atención al cumplimiento de la normativa del Reino Unido.
El tono debe ser consultivo, garantizando que las interacciones con los clientes se traten con cuidado, mejorando y gestionando las expectativas de los clientes y proporcionando información clara y práctica. Las respuestas también deben abordar el mantenimiento de la confidencialidad del cliente, la gestión de la información sensible e incluir consideraciones sobre la formación y tutoría del personal subalterno.
Las respuestas deben ser concisas, objetivas y profesionales. Por favor, empiecen alineando mis retos con las fases del encargo de auditoría: precontrato, planificación, trabajo de campo y cierre/informe.
Con este aviso, puedo hacer preguntas específicas que me ayuden en las diferentes fases de la próxima auditoría. Basta con pegar las preguntas que figuran a continuación al final del aviso.
Antes del compromiso
Incorporación de clientes y evaluación de riesgos:
- "Ayúdame a redactar una carta de compromiso que incluya términos específicos en torno a la confidencialidad, la protección de datos y el cumplimiento de las normas AML/KYC para un nuevo cliente del Reino Unido".
- "Proporcione un resumen de los principales cambios normativos en el sector de la auditoría en el Reino Unido que puedan afectar a la evaluación de riesgos para un cliente de [sector específico]."
- "Prepare un orden del día para la reunión inicial con el cliente, que incluya puntos de debate sobre los objetivos de la auditoría, los plazos y las áreas clave de atención".
- "Identificar áreas potenciales de riesgo de cumplimiento en las políticas y procedimientos de la empresa proporcionados".
Comunicación con el clientey gestión de expectativas:
- "Crea una lista de comprobación para una reunión inicial con un nuevo cliente de auditoría, centrada en el alcance, los plazos, los entregables y la gestión de las expectativas del cliente."
- "Redactar un acuerdo de confidencialidad adaptado a un cliente de auditoría con sede en el Reino Unido, haciendo hincapié en el cumplimiento del GDPR y la gestión de información sensible."
- "Crea plantillas para las comunicaciones habituales con los clientes, como solicitudes de información, correos de seguimiento y actualizaciones de estado".
Alineación del equipo:
- "Cree una plantilla de seguimiento de tareas para el equipo de auditoría, en la que se describan los hitos clave, los plazos y los miembros responsables del equipo".
Planificación de auditorías
Evaluación de riesgos y materialidad:
- "Generar una plantilla de matriz de evaluación de riesgos que destaque las áreas de alto riesgo basándose en datos históricos públicos y riesgos específicos del sector para un cliente del Reino Unido".
- "Esbozar los factores a tener en cuenta a la hora de determinar los umbrales de materialidad en una auditoría, con especial atención a los aspectos cuantitativos y cualitativos".
Estrategia de auditoría y asignación de recursos:
- "Ofrecer sugerencias para integrar el análisis de datos en la estrategia de auditoría para automatizar la entrada de datos y detectar anomalías".
- "Enumere las mejores prácticas para asignar tareas a auditores junior que se ajusten a su experiencia y ofrezcan oportunidades de crecimiento".
Trabajo de auditoría
Pruebas sustantivas y recopilación de pruebas:
- "Recomendar procedimientos automatizados de pruebas sustantivas para tareas rutinarias como las conciliaciones y explicar cómo documentarlas en los papeles de trabajo de auditoría".
- "Crear una plantilla para documentar los recorridos de los controles internos, asegurándose de que se ajusta a los requisitos normativos del Reino Unido".
- "Redactar procedimientos de pruebas sustantivas para el reconocimiento de ingresos, centrándose en la integridad y la precisión. Personalizar los procedimientos para adaptarlos al sector específico del cliente, [insertar sector] y las normas contables pertinentes."
Interacción con el cliente y detección de anomalías:
- "Sugerir formas de comunicar el progreso y los resultados de la auditoría a un cliente, especialmente cuando se detectan anomalías o áreas de riesgo, manteniendo la confidencialidad".
Cierre e informes
Redacción y revisión del informe de auditoría:
- "Ayúdame a redactar un esquema de informe de auditoría claro y conciso, haciendo hincapié en las conclusiones clave [insertar las conclusiones clave] y sugerir algunas recomendaciones que se ajusten a los objetivos del cliente de [objetivos del cliente]."
- "Deme una lista de comprobación para revisar un informe de auditoría y asegurarse de que está respaldado por pruebas, cumple las normas británicas y se comunica adecuadamente".
- "Elaborar un resumen del informe de auditoría que incluya las principales conclusiones, recomendaciones y el cumplimiento de las normas de auditoría pertinentes. Asegúrese de que el resumen sea exhaustivo y se ajuste a las Normas Internacionales de Auditoría (NIA) y a las políticas de documentación".
Informe al cliente y mejora continua:
- "Crear un orden del día para una reunión informativa con el cliente tras la auditoría, centrada en debatir los hallazgos, ofrecer asesoramiento adaptado y recopilar las opiniones del cliente."
- "Hacer una lista de preguntas al cliente durante el debrief para obtener feedback sobre el proceso de auditoría y cómo podemos mejorar futuros compromisos".
Consideraciones sobre las fases cruzadas
Formación y desarrollo del personal subalterno:
- "Sugerir temas para una sesión de formación para auditores junior sobre el uso de herramientas de análisis de datos en el proceso de auditoría".
- "Proporcionar una lista de comprobación de tutoría para ayudar a los auditores junior a mejorar sus habilidades de comunicación con el cliente y de gestión de la confidencialidad".
Cumplimiento de la normativa y buenas prácticas:
- "Resuma las actualizaciones recientes de las normas de auditoría del Reino Unido que debería incorporar a nuestros procesos de auditoría".
- "Redactar un plan de mejora continua de los procesos de auditoría, centrado en la adaptación a las mejores prácticas y la mejora de la eficiencia".
Advertencias sobre el uso de ChatGPT para la gestión de auditorías
Datos confidenciales
Introducir datos confidenciales en ChatGPT entra en conflicto con las directrices de uso recomendadas y podría violar la confidencialidad del cliente y la normativa GDPR. Esto incluye estados financieros, nombres de clientes o cualquier información privada. En su lugar, considere el uso de datos sintéticos u ofuscados. Incluso con datos sintéticos, tenga cuidado de no revelar inadvertidamente patrones que puedan ser desanonimizados.
Preguntas como:
- "Extraiga los ratios financieros clave de los siguientes estados financieros y prepare un análisis comparativo".
- "Convierta los siguientes datos financieros proporcionados por el cliente en un formato Excel estructurado adecuado para el análisis de auditoría".
- "Compare los estados financieros proporcionados con los del año pasado y destaque cualquier cambio significativo".
se pueden utilizar y experimentar con datos sintéticos u ofuscados. Para este artículo, he querido centrarme en prompts que no dependen de datos confidenciales. Al utilizar datos en ChatGPT, siempre hay que tener cuidado de que estos datos estén disponibles públicamente y no sean confidenciales.
Respuestas erróneas
Los resultados de ChatGPT pueden ser erróneos. Está pensado como un asistente para trabajar junto a los humanos y, como tal, todos los resultados de ChatGPT deben comprobarse y siempre debe aplicarse una buena dosis de escepticismo profesional.
Directrices reglamentarias
Los auditores que utilizan ChatGPT también deben asegurarse de que este uso se adhiere a las políticas de su empresa y al marco normativo más amplio, aunque este último aún no está del todo claro. Por ahora, los reguladores han reconocido las capacidades de la IA y el enorme impacto que puede tener, pero el marco regulador en torno a la IA todavía está madurando. El Gobierno británico está elaborando activamente nuevas normativas.
Conclusión
Utilizar ChatGPT para la gestión de auditorías y beneficiarse de sus ventajas exigirá una mentalidad experimental y un enfoque iterativo, combinados con un fuerte sentido de la ética y la protección de datos.
La clave para generar respuestas que aporten valor es una pregunta bien pensada con el mayor número posible de detalles. Las respuestas generadas deberán ser examinadas minuciosamente.
Si tienes acceso a ChatGPT Pro, también puedes crear tu propio GPT, que tomará una indicación inicial a la que podrás añadir refinamientos. Puedes leer más sobre el uso de un GPT personalizado para crear un Director Técnico en nuestro reciente blog.
En última instancia, la mejor instancia de ChatGPT será la que elabore y perfeccione cada usuario. Al hacer preguntas de seguimiento y dar feedback sobre la calidad de las respuestas, seguirán mejorando.
Espero que este artículo te haya sido útil para crear prompts y para proporcionarte algunos prompts que puedas utilizar ahora mismo y con los que puedas experimentar.
