¿Cómo gestionan las principales firmas de auditoría la recopilación de datos transaccionales?
En una conversación con BDO y Grant Thornton UK, analizo cómo han recopilado los datos transaccionales en el pasado, los retos a los que se han enfrentado, cómo lo hacen ahora y qué creen que les deparará el futuro.
Ambas empresas lograron mejoras significativas en sus procesos y flujos de trabajo gracias a la implantación de la tecnología adecuada para ayudarles en la recopilación de datos transaccionales, que analizaremos con más detalle en este artículo.
BDO y Grant Thornton Reino Unido
Para este artículo, he hablado con Bethan Duffy, de Grant Thornton UK, y Greg Homer, de BDO.
Como Directora de Auditoría Digital en Grant Thornton, Bethany Duffy se encuentra en una posición única para comentar su experiencia con la recopilación, gestión y trabajo con datos transaccionales.
Greg Homer, Director de Datos y Analítica de BDO, cuenta con más de 14 años de experiencia en Auditoría Financiera Digital, abarcando temas de tecnología y riesgo de datos, incluyendo analítica de riesgos y finanzas, estrategia de datos y gobernanza de datos.
El statu quo: suministro de datos bancarios dirigido por el cliente
Para empezar, quiero conocer la opinión de Bethany y Greg sobre cómo se ha desarrollado hasta ahora la recopilación de datos transaccionales en sus empresas.
A menudo oímos decir a nuestros clientes y a otras personas que nos acompañan en las conversaciones que los extractos bancarios siguen recopilándose en su mayor parte en papel, una situación que puede resultar frustrante tanto para los auditores como para sus clientes. Recibir esta información vital a través de este canal requiere mucho trabajo de comprobación, seguimiento, normalización y procesamiento antes de que estos datos formen parte utilizable de un flujo de trabajo digital.
Greg explica: "Normalmente, nuestros equipos financieros obtenían los datos de cualquier forma posible. En algunos casos se trataba de PDF, en otros de extractos en papel, descargas CSV o documentos Excel: Esto significaría que tendríamos mucha incoherencia en cuanto a los enfoques de los distintos equipos de auditoría, lo que dificultaría el despliegue de la metodología de forma coherente y garantizaría que nuestros equipos dispusieran de la población completa y precisa."
Y Bethany explica cómo funcionaba antes en GT: "Antes, íbamos in situ con el cliente o, cuando llegaba COVID, compartíamos la pantalla: teníamos que sentarnos a ver todos esos informes de 12 meses. No solo nos llevaba mucho tiempo a nosotros, sino también a los clientes.
Es más, los datos que obtenemos estando in situ o compartiendo pantalla no son realmente tan útiles: no podemos filtrar; no podemos ordenar. El otro gran problema es que los archivos CSV y Excel se pueden editar. Para abordar estos puntos principales, existe una gran oportunidad con Open Banking y tecnología especializada para la recopilación de datos transaccionales".
Dado que los datos suministrados por los clientes no son utilizables en la forma en que se reciben, es necesario invertir tiempo y esfuerzo adicionales para transformarlos en algo que sea utilizable y tangible en un archivo de auditoría. Esto significa dedicar mucho tiempo a recopilar e ingerir datos, un tiempo que podría, y probablemente debería, dedicarse a las pruebas.
El ahora: aprovechar la tecnología para recopilar datos transaccionales independientes
¿Cómo podemos pasar de los retos del statu quo a un modelo que aproveche las herramientas disponibles y allane el camino a una mayor innovación?
La recopilación de datos bancarios directamente de la fuente forma parte del presente: datos normalizados, directamente de la fuente, de un único proveedor. El componente final es poder basarse en ellos para desbloquear otras opciones y posibilidades.
La conectividad de banca abierta y las API son la piedra angular de la recopilación de datos transaccionales directamente desde la fuente. Entonces, ¿cómo se está aprovechando esto en GT y BDO?
Bethany explica: "La estandarización es una pieza clave para nosotros, no sólo los datos estandarizados, sino también el hecho de que podemos obtener un proceso estandarizado. Para ello utilizamos el cuadro de mandos de Circit, pero también API que luego añadimos a nuestros procesos, lo que nos garantiza este enfoque coherente y estándar que pueden utilizar todos los equipos de auditoría. En última instancia, nos da una mayor garantía sobre ese saldo de caja, porque lo que obtenemos es directamente de la fuente y no hay manipulación potencial de esa cuenta bancaria.
Lo respaldamos con formación para instruir a los equipos de auditoría locales en el uso de la recopilación de datos transaccionales de Open Banking y mostrarles las ventajas reales: para ellos y para la calidad de su trabajo."
La banca abierta puede aprovecharse con o sin sistemas y procesos personalizados, a través de API. Las empresas necesitarán conocimientos técnicos internos para crear conexiones API e integrarlas con los sistemas existentes. Las empresas que no tengan la capacidad o los equipos para hacerlo pueden optar por una plataforma como Circit, que se encarga de ese componente por ellos, no solo proporcionando la oportunidad de empezar a desbloquear eficiencias y mejorar la calidad de la auditoría, sino también minimizando el tiempo para obtener el beneficio en sus compromisos.
Greg: "De hecho, hemos tomado la decisión de crear nuestra propia solución interna para ingerir automáticamente esos datos bancarios y compartir con los distintos equipos lo que queremos que hagan. Esto nos permite vincularlos estrechamente a una metodología y a un archivo de auditoría de la documentación final. Podemos hacerlo con bastante eficacia y calidad gracias a las funciones que nos ofrece Circit.
Los comentarios de nuestros equipos son positivos: quieren más y quieren utilizarlo en más auditorías. Un gran reto en torno a la analítica siempre será la obtención de datos, pero ahora estamos empezando a resolver algunos de esos retos, concretamente en términos de calidad, eficiencia y conocimiento de las auditorías."
El futuro: ¿hacia las pruebas automatizadas?
Con esta nota de esperanza, pasamos al último tema que hemos tratado: el futuro que se abre con los avances de la banca abierta. Podemos avanzar hacia pruebas automatizadas, como las pruebas automatizadas del libro mayor: tomar un extracto del libro mayor del cliente y compararlo automáticamente con datos transaccionales obtenidos de forma independiente a través de API?
De cara a los próximos dos años, ¿cuáles son las esperanzas en los equipos de BDO y GT?
Bethany: "Una vez que tienes los datos bancarios, se produce una especie de explosión de innovación en cuanto a lo que puedes hacer con ellos. Nos proporciona una gran cantidad de información y análisis. También está al alcance de la mano el cotejo automatizado de libros contables. Antes ni habríamos soñado con hacer nada de esto, pero ahora estamos empezando a planteárnoslo".
La recopilación racionalizada de datos transaccionales puede ser especialmente útil con el trabajo de tesorería, ya que nos permitirá tener realmente ese impacto omnipresente en lo que hacemos con la tesorería. No se trata solo de decretarlo en una carta bancaria, podemos ver el saldo de caja durante un periodo de tiempo, podemos empezar a ver la salud de un negocio, podemos ver los baches que se avecinan en el camino antes de que sucedan realmente".
Greg: "La esperanza sería pasar al cotejo automatizado en masa: a las confirmaciones bancarias, a las confirmaciones bancarias digitales, al cotejo con el libro mayor y los libros auxiliares. Con una mejor recopilación de datos transaccionales y la transmisión de estos datos, más organismos de auditoría podrán acceder a ellos".
También dispondremos de un historial de datos más amplio, necesario para elaborar más perfiles a lo largo del tiempo: rendimiento anterior, rendimiento actual, incluso predicción del rendimiento futuro. De momento, generamos datos para 15 meses. Podemos acumularlos con el tiempo, de modo que en el futuro podamos utilizar entre 24 y 36 meses para realizar análisis. En términos de auditorías, se trata más de lo que esperamos que de lo que estamos haciendo".
Las conexiones API de banca abierta son la base para desbloquear lo que Bethany y Greg han mencionado. Una plataforma como Circit puede ayudar a poner esto al alcance de los equipos que no tienen la experiencia interna para construir estos sistemas por sí mismos.
Esto es posible gracias a nuestro producto Verified Transactions, que desbloquea la recopilación de datos transaccionales directamente desde las cuentas de los clientes. Los clientes autorizan este acceso de forma segura y directamente en su entorno bancario habitual, tras lo cual los auditores pueden ver los datos transaccionales asociados a las cuentas a las que se les ha concedido acceso directamente en Circit. A continuación, estas transacciones pueden descargarse en un formato estandarizado, listas para trabajar con ellas.
En conclusión: los obstáculos a la implantación de la tecnología
A pesar del creciente interés por las soluciones de banca abierta, todavía existen obstáculos (¿percibidos?) que se interponen en el camino de algunas empresas.
Una de ellas es la evaluación del retorno de la inversión. Creo que esto se verá claramente en el tiempo que se ahorre en los archivos de auditoría y que luego se invierta en análisis más profundos que los clientes agradecerán.
Otra preocupación, la aceptación del cliente, también disminuirá con el tiempo a medida que los clientes y los equipos de auditoría recurran a la tecnología con mayor facilidad. Encontrar al proveedor adecuado, o elegir crear la infraestructura internamente, se ve facilitado por la amplia gama de opciones disponibles y la renovada y creciente confianza y positividad hacia la tecnología.
Por último, el compromiso del personal: como mencionaron Greg y Bethany, los equipos aprenderán a adoptar las nuevas tecnologías si se demuestra que facilitan los procesos. Con la formación adecuada, este punto se aborda fácilmente.
¿Y ahora qué? Las empresas con visión de futuro que adoptan las nuevas posibilidades tecnológicas se encuentran en una posición perfecta: opciones entre las que elegir, ejemplos de otras empresas que han adoptado con éxito estos cambios y muchos conocimientos compartidos disponibles para orientarlas.
¿Quiere saber más?
Si está interesado en la solución de Circit para la recopilación de datos transaccionales, visite nuestra página Transacciones verificadas.
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