Hoe beheren toonaangevende accountantskantoren het verzamelen van transactiegegevens?
In een gesprek met BDO en Grant Thornton UK onderzoek ik hoe zij in het verleden transactiegegevens verzamelden, de uitdagingen die zij daarbij tegenkwamen, hoe zij dit nu aanpakken en wat zij denken dat de toekomst zal brengen.
Beide kantoren realiseerden aanzienlijke verbeteringen in processen en workflows door de juiste technologie te implementeren om hen te helpen bij het verzamelen van transactiegegevens, wat we in dit artikel verder zullen onderzoeken.
BDO en Grant Thornton UK
Voor dit artikel sprak ik met Bethan Duffy van Grant Thornton UK en Greg Homer van BDO.
Als Digital Audit Manager bij Grant Thornton, Bethany Duffy bevindt zich in een unieke positie om commentaar te geven op haar ervaring met het verzamelen, beheren en verwerken van transactiegegevens.
Greg Homer, Data & Analytics Director bij BDO, heeft meer dan 14 jaar ervaring in digitale financiële audits, met betrekking tot technologie- en datarisico's, waaronder risico- en financiële analyses, datastrategie en datagovernance.
De status quo: klantgestuurde aanlevering van bankgegevens
Om te beginnen wil ik graag de mening van Bethany en Greg horen over hoe het verzamelen van transactiegegevens tot nu toe is verlopen bij hun kantoren.
We horen vaak van klanten en anderen die met ons in gesprek gaan dat bankafschriften nog steeds grotendeels op papier worden verzameld, een situatie die zowel voor accountants als hun klanten frustrerend kan zijn. Het ontvangen van deze essentiële informatie via dit kanaal vereist veel controle, navragen, standaardisatie en verwerking voordat deze gegevens een bruikbaar onderdeel zijn van een digitale workflow.
Greg licht toe: “Doorgaans kregen onze financiële teams gegevens op elke mogelijke manier binnen. Dus, in sommige gevallen waren dat pdf's, in andere gevallen papieren afschriften, CSV-downloads of Excel-documenten: Dit betekende dat we veel inconsistentie hadden in de aanpak van verschillende auditteams, waardoor het moeilijker werd om de methodologie op een consistente manier toe te passen en om ervoor te zorgen dat onze teams over de volledige en accurate populatie beschikten.”
En Bethany legt uit hoe het vroeger bij GT werkte: “Voorheen gingen we ter plaatse bij de klant, of toen COVID toesloeg, was het scherm delen: we moesten al deze 12-maandelijkse rapporten bekijken. Dat is niet alleen tijdrovend voor ons, maar ook voor de klanten.
Bovendien zijn de gegevens die we verkrijgen door ter plaatse te zijn of tijdens het delen van schermen eigenlijk niet zo nuttig: we kunnen niet filteren; we kunnen niet sorteren. Het andere grote probleem is dat CSV's en Excel-bestanden bewerkt kunnen worden. Om deze belangrijke punten aan te pakken, ligt er een grote kans in Open Banking en gespecialiseerde technologie voor het verzamelen van transactiegegevens.”
Omdat gegevens die door klanten worden aangeleverd niet bruikbaar zijn in de vorm waarin ze worden ontvangen, moet er extra tijd en moeite worden geïnvesteerd om ze om te zetten in iets dat bruikbaar en tastbaar is in een auditdossier. Dit betekent veel tijd besteden aan het verzamelen en invoeren van gegevens; tijd die zou kunnen, en hoogstwaarschijnlijk zou moeten, worden besteed aan testen.
Het heden: technologie inzetten voor onafhankelijke verzameling van transactiegegevens
Hoe kunnen we de uitdagingen van de status quo omzetten in een model dat beschikbare tools benut en de weg effent voor verdere innovatie?
Het direct vanuit de bron verzamelen van bankgegevens is nu al de realiteit: gestandaardiseerde gegevens, direct van de bron, van één enkele aanbieder. De laatste stap hierin is de mogelijkheid om hierop voort te bouwen om verdere opties en mogelijkheden te ontsluiten.
Open Banking-connectiviteit en API's vormen de hoeksteen van het direct vanuit de bron verzamelen van transactiegegevens. Hoe wordt dit dan benut bij GT en BDO?
Bethany legt uit: “De standaardisatie is voor ons een cruciaal onderdeel, niet alleen de gestandaardiseerde gegevens, maar ook het feit dat we een gestandaardiseerd proces kunnen krijgen. We gebruiken hiervoor het Circit-dashboard, maar ook API's die we vervolgens in onze processen integreren, wat ervoor zorgt dat we een consistente en standaard aanpak hebben die alle auditteams kunnen gebruiken. Uiteindelijk geeft het ons meer zekerheid over dat kassaldo, omdat wat we ontvangen direct van de bron komt en er geen potentiële manipulatie van die bankrekening mogelijk is.
We ondersteunen dit met trainingen om lokale auditteams te onderwijzen in het gebruik van Open Banking-transactiegegevensverzameling en om hen de echte voordelen te laten zien: voor hen, en voor de kwaliteit van hun werk.”
Open Banking kan worden benut met of zonder op maat gemaakte systemen en processen, via API's. Bedrijven hebben interne technische expertise nodig om API-verbindingen te bouwen en te integreren met bestaande systemen. Bedrijven die de capaciteit of teams daarvoor niet hebben, kunnen kiezen voor een platform zoals Circit, dat dit onderdeel voor hen regelt, en biedt niet alleen de mogelijkheid om efficiëntie te ontsluiten en de auditkwaliteit te verbeteren, maar minimaliseert ook de tijd om de voordelen van hun opdrachten te realiseren.
Greg: “We hebben eigenlijk besloten om onze eigen interne oplossing te bouwen om die bankgegevens automatisch te importeren en met de individuele teams te delen wat we van hen verwachten. Dat stelt ons in staat om het zeer nauw te koppelen aan een methodologie en een gestructureerde aanpak voor de documentatie in het auditdossier. We kunnen dat vrij efficiënt en met hoge kwaliteit doen, dankzij de functies die Circit ons biedt.
De feedback van onze teams is uitsluitend positief: ze willen meer, en ze willen het gebruiken voor meer audits. Een grote uitdaging bij analyses zal altijd het verkrijgen van gegevens zijn, maar we beginnen nu enkele van die uitdagingen op te lossen, met name op het gebied van auditkwaliteit, efficiëntie en inzicht.”
De toekomst: naar geautomatiseerd testen?
Met die hoopvolle noot wenden we ons tot het laatste onderwerp dat we bespraken: de toekomst die wordt ontsloten door Open Banking-ontwikkelingen. Kunnen we evolueren naar geautomatiseerd testen, zoals geautomatiseerde grootboekcontroles: een grootboekextract van de klant nemen en dit automatisch matchen met onafhankelijk verkregen transactiegegevens via API's?
Vooruitkijkend naar de komende 2 jaar, wat zijn de verwachtingen bij de teams van BDO en GT?
Bethany: “Zodra je de bankgegevens hebt, ontketent dit een soort explosie van innovatie wat je ermee kunt doen. Het geeft ons een schat aan inzichten en analyses. Ook geautomatiseerde grootboekafstemming komt binnen handbereik. Voorheen zouden we er niet van gedroomd hebben om iets van dit alles te doen, maar nu beginnen we ernaar te kijken.
Gestroomlijnde transactiegegevensverzameling kan bijzonder nuttig zijn bij kaswerkzaamheden, aangezien het ons in staat stelt een diepgaande impact te hebben op onze kaswerkzaamheden. Het is niet alleen het beperken tot een bankverklaring; we kunnen het kassaldo over een bepaalde periode bekijken, we kunnen de gezondheid van een bedrijf beginnen te beoordelen, we kunnen obstakels op de weg zien aankomen voordat ze daadwerkelijk plaatsvinden.”
Greg: “De hoop is om massaal over te stappen op geautomatiseerde afstemming: naar bankbevestigingen, digitale bankbevestigingen, afstemming met het grootboek en subgrootboeken. Met een betere verzameling van transactiegegevens en de beschikbaarheid van deze gegevens, wordt het toegankelijker voor meer van onze auditinstanties.
We zullen ook een uitgebreidere datahistorie hebben die nodig is voor meer profilering over tijd: eerdere prestaties, huidige prestaties, en zelfs het voorspellen van toekomstige prestaties. Op dit moment genereren we 15 maanden aan gegevens. We kunnen dat in de loop van de tijd opbouwen, zodat we in de toekomst 24-36 maanden kunnen gebruiken om analyses te onderbouwen. Wat audits betreft, gaat het meer om wat we verwachten, in plaats van wat we doen.”
Open Banking API-verbindingen vormen de basis voor het ontsluiten van wat Bethany en Greg noemden. Een platform zoals Circit kan dit binnen bereik brengen voor teams die niet de interne expertise hebben om deze systemen zelf te bouwen.
Dit wordt mogelijk gemaakt met ons product, Geverifieerde Transacties, wat het verzamelen van transactiegegevens rechtstreeks van cliëntrekeningen mogelijk maakt. Cliënten autoriseren deze toegang veilig en direct in hun vertrouwde bankomgeving, waarna auditors de transactiegegevens van de rekeningen waartoe zij toegang hebben gekregen, direct op Circit kunnen inzien. Deze transacties kunnen vervolgens in een gestandaardiseerd formaat worden gedownload, klaar om mee te werken.
Conclusie: de barrières voor de implementatie van technologie
Ondanks de toegenomen vraag naar Open Banking-oplossingen, zijn er voor sommige bedrijven nog steeds (vermeende?) hindernissen.
Eén daarvan is het beoordelen van de ROI. Ik denk dat dit duidelijk zal worden door de tijd die wordt bespaard op auditdossiers en vervolgens wordt geïnvesteerd in diepere analyses, wat cliënten zullen waarderen.
Een andere zorg, de acceptatie door cliënten, zal na verloop van tijd ook afnemen naarmate zowel cliënten als auditteams gemakkelijker technologie omarmen. Het vinden van de juiste leverancier – of het kiezen voor het in-house bouwen van infrastructuur – wordt beide vergemakkelijkt door het brede scala aan beschikbare opties en het hernieuwde en toenemende vertrouwen in en de positiviteit ten aanzien van technologie.
Tot slot, medewerkersbetrokkenheid: zoals zowel Greg als Bethany al zeiden, zullen teams nieuwe technologieën omarmen als bewezen wordt dat deze processen eenvoudiger maken. Met de juiste training is dit punt gemakkelijk aan te pakken.
Dus, wat is de volgende stap? Vooruitstrevende bedrijven die nieuwe technologische mogelijkheden omarmen, bevinden zich in een perfecte positie: opties om uit te kiezen, voorbeelden van andere bedrijven die deze veranderingen succesvol hebben omarmd en veel kennisdeling beschikbaar om hen te begeleiden.
Meer weten?
Als u geïnteresseerd bent in de oplossing van Circit voor het verzamelen van transactiegegevens, bezoek dan onze pagina Geverifieerde Transacties.
Voor een overzicht van ons platform voor bewijsverzameling, kunt u gerust een 1-op-1 demo boeken waarin we u kunnen adviseren over de beste opzet voor uw bedrijf.
