Cómo colaborar más eficazmente en las auditorías de grupo
Las auditorías de grupos presentan complejidades debidas a la estructura organizativa y a los procesos operativos de un cliente que no se dan en una auditoría típica. Estos encargos, normalmente más grandes, también presentan oportunidades clave para encontrar eficiencias operativas de auditoría que ofrecer al cliente. Éstas pueden encontrarse al trabajar con distintos equipos de auditoría, ya sea dentro de la misma práctica de auditoría o con otras prácticas de auditoría, gestionando componentes del encargo en varias unidades de negocio, domicilios o áreas funcionales, en todas las entidades.
En primer lugar, toda la documentación probatoria debe estar accesible, actualizada y organizada. La organización es de suma importancia, pero con el enorme volumen de información, pruebas, documentos y personas implicadas, esto puede ser difícil de conseguir.
En segundo lugar, debe existir una estrecha colaboración entre un equipo de auditores, el socio de compromiso del grupo y los clientes. Dado que los auditores implicados suelen pertenecer a distintas empresas o trabajar en distintos países, es necesario disponer de un depósito central de documentación seguro y accesible para los clientes.
Por último, está el elemento de la seguridad. La alternativa a una plataforma de colaboración con el cliente es el envío de correos electrónicos. Teniendo en cuenta la naturaleza sensible de la información que se intercambia, esto no es deseable cuando se trata de prevenir violaciones de datos y otros riesgos de seguridad.
Estos tres elementos juntos pueden hacer que una auditoría de grupo sea compleja y requiera una importante planificación, coordinación y comunicación, no sólo entre los auditores, sino también entre los equipos de auditoría que la componen y el cliente.
En este artículo, explicaremos cómo nuestro producto, PBC Client Collaboration, puede abordar todos estos retos y dar lugar a un proceso de auditoría de grupo colaborativo racionalizado con clientes satisfechos como resultado.
Cómo ayuda PBC Client Collaborations en las auditorías de grupo
El producto Client Collaboration de Circit ayuda a resolver algunos de los retos fundamentales de la auditoría de grupo. Implementar una plataforma centralizada en la que auditores, clientes y todas las partes interesadas trabajen juntos significa que la información se comparte de forma segura durante el proceso de auditoría. Y esto es sólo el principio.
Mantener la supervisión
La organización es fundamental en una auditoría de grupo. El auditor del grupo debe estar en condiciones de delegar, gestionar y supervisar; con tantas solicitudes repartidas entre distintas filiales, esto es crucial. El auditor del grupo tiene que revisar el trabajo del auditor de los componentes y confiar en la aprobación final.
Client Collaboration facilita el acceso a una amplia variedad de documentos de pruebas de auditoría. Los auditores pueden ponerse en contacto con los clientes directamente en la plataforma para solicitar documentos, actualizaciones de documentos o información adicional. Las actualizaciones en tiempo real permiten tener siempre a mano la última versión de un documento. Los auditores que utilizan PBC Client Collaboration obtienen una visión general estructurada y organizada del trabajo del auditor componente.
(Cliente) Colaboración
Otro componente esencial de las auditorías de grupo es la transparencia: permitir a los clientes ver la información que solicitan los auditores y seguir el progreso de la auditoría. Esto puede ayudar a los clientes a sentirse más implicados en el proceso y darles mayor confianza en los resultados.
Esto va de la mano con el acceso de los clientes a los documentos y les permite cargar y compartir documentos directamente con los auditores, lo que puede ayudar a agilizar el proceso de auditoría y reducir el riesgo de errores o retrasos. PBC Client Collaboration proporciona una plataforma centralizada para la comunicación entre clientes y auditores. Esto puede reducir la necesidad de intercambiar correos electrónicos o llamadas telefónicas y facilitar el contacto entre ambas partes.
Habrá un interventor o director financiero de grupo que necesite una visión completa de cuántas solicitudes están pendientes, cuántas se han completado y cuántas se han presentado. El cuadro de mandos de Circit puede dar cabida a múltiples clientes con múltiples auditores, en una sola visión general.
El portal también permite a los clientes ver el progreso de la auditoría en tiempo real, incluidas las tareas que se han completado y las que quedan pendientes. Esto puede ayudar a los clientes a planificar su propio trabajo de forma más eficaz y a estar más preparados para las tareas relacionadas con la auditoría.
Seguridad
Sin una plataforma de colaboración con el cliente, una entidad puede enviar un correo electrónico como prueba a un auditor que, a su vez, necesita compartirlo con otro auditor. Hay mucha comunicación en marcha: auditores y auditores, auditores y clientes, diferentes entidades... En lugar de que haya un montón de correos electrónicos volando de un lado a otro con archivos adjuntos, PBC Client Collaboration proporciona una plataforma segura para intercambiar información y colaborar en ella.
Procesos fluidos que los clientes conocen
Gracias a las autenticaciones para el acceso directo a los datos transaccionales de los clientes, este tipo de activos pueden comprobarse junto con el resto de los datos. Dado que el resultado es un archivo normalizado, no es necesario dedicar tiempo adicional a preparar los archivos para trabajar con ellos.
Aunque proporcionar estas autorizaciones puede ser nuevo para algunos clientes, como dice James: "Quitamos presión al cliente diciéndole: 'Aquí está el enlace, sólo tiene que darnos su aprobación y nosotros podemos tomar la información que necesitamos'. Eso agiliza mucho el proceso, en lugar de esperar a que nos envíen archivos csv o recibir un mosaico de extractos en pdf. Es mucho más eficaz obtener esos datos y las conciliaciones bancarias en el mismo formato".
Al establecer datos de fuentes independientes, las empresas deben asegurarse primero de que los clientes tienen claro lo que tienen que hacer.
"Los vídeos que Circit ha elaborado al respecto nos parecen muy útiles. Podemos enviárselos a un cliente y prepararle para lo que va a pasar después y cómo va a ser. Parte de nuestro trabajo en el equipo forense gira en torno a la concienciación sobre el fraude, así que entendemos por qué los clientes se muestran escépticos cuando reciben un correo electrónico pidiéndoles que aprueben una autorización. Circit nos ha ayudado a que esa colaboración sea más fluida".
Primeros pasos con PBC Client Collaboration
Firmas de auditoría como PKF y Grant Thornton ya utilizan la plataforma Circit para agilizar las auditorías de grupo en filiales de Francia, Reino Unido, Países Bajos, India y otros países.
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