Comment collaborer plus efficacement lors des audits de groupe
Les audits de groupe présentent des complexités en raison de la structure organisationnelle et des processus opérationnels d'un client, ce qu'un audit typique ne fait pas. Ces missions généralement plus importantes offrent également des opportunités clés de trouver des gains d'efficacité opérationnelle en matière d'audit à offrir au client. Ces gains peuvent être trouvés en travaillant avec différentes équipes d'audit, que ce soit au sein du même cabinet d'audit ou avec d'autres cabinets d'audit, en gérant les composantes de la mission dans diverses unités commerciales, domiciles ou domaines fonctionnels, à travers les entités.
Tout d'abord, toute la documentation probante doit être accessible, à jour et organisée. L'organisation est de la plus haute importance, mais avec le volume considérable d'informations, de preuves, de documents et de personnes impliquées, cela peut être difficile à réaliser.
Deuxièmement, une collaboration étroite est nécessaire entre une équipe d'auditeurs, l'associé responsable de la mission de groupe et les clients. Étant donné que les auditeurs impliqués proviennent généralement de cabinets différents ou travaillent dans des pays différents, un référentiel centralisé pour la documentation, sécurisé et accessible par les clients, devient une nécessité.
Enfin, il y a l'élément de sécurité. L'alternative à une plateforme de collaboration client est l'envoi d'e-mails. Compte tenu de la nature sensible des informations échangées, cela n'est pas souhaitable pour prévenir les violations de données et autres risques de sécurité.
Ces trois éléments combinés peuvent rendre un audit de groupe complexe et nécessitant une planification, une coordination et une communication importantes, non seulement entre les auditeurs, mais aussi entre les équipes d'audit des composantes et le client.
Dans cet article, nous expliquerons comment notre produit, PBC Client Collaboration, peut relever tous ces défis et aboutir à un processus d'audit de groupe collaboratif rationalisé avec des clients satisfaits à la clé.
Comment PBC Client Collaboration aide dans les audits de groupe
Le produit Client Collaboration de Circit aide à résoudre certains des défis fondamentaux des audits de groupe. La mise en œuvre d'une plateforme centralisée où auditeurs, clients et toutes les parties prenantes travaillent ensemble signifie que les informations sont partagées en toute sécurité pendant le processus d'audit. Ce n'est que le début.
Maintenir la supervision
L'organisation est essentielle dans un audit de groupe. L'auditeur de groupe doit être en mesure de déléguer, de gérer et de superviser – avec autant de demandes réparties entre différentes filiales, c'est crucial. L'auditeur de groupe doit examiner le travail de l'auditeur des composantes tout en étant confiant dans l'approbation finale.
Client Collaboration offre un accès facile à la grande variété de documents probants d'audit. Les auditeurs peuvent contacter les clients directement sur la plateforme pour demander des documents, des mises à jour de documents ou des informations supplémentaires. Les mises à jour en temps réel signifient que la dernière version d'un document est toujours à portée de main. Les auditeurs utilisant PBC Client Collaboration obtiennent une vue d'ensemble structurée et organisée du travail de l'auditeur des composantes.
(Client) Collaboration
Un autre élément essentiel des audits de groupe est la transparence : permettre aux clients de voir les informations demandées par les auditeurs et de suivre l'avancement de l'audit. Cela peut aider les clients à se sentir plus impliqués dans le processus et leur donner une plus grande confiance dans les résultats.
Cela va de pair avec l'accès des clients aux documents et la possibilité pour les clients de télécharger et de partager des documents directement avec les auditeurs, ce qui peut aider à rationaliser le processus d'audit et à réduire le risque d'erreurs ou de retards. PBC Client Collaboration fournit une plateforme centralisée pour la communication entre les clients et les auditeurs. Cela peut réduire le besoin d'échanges d'e-mails ou d'appels téléphoniques incessants et faciliter la communication entre les deux parties.
Il y aura un contrôleur financier de groupe ou un DAF qui a besoin d'une vue d'ensemble complète du nombre de demandes en attente, du nombre de demandes complétées, du nombre de demandes soumises. Le tableau de bord Circit peut gérer plusieurs clients avec plusieurs auditeurs, dans une seule vue d'ensemble.
Le portail permet également aux clients de suivre l'avancement de l'audit en temps réel, y compris les tâches qui ont été accomplies et celles qui sont encore en suspens. Cela peut aider les clients à planifier leur propre travail plus efficacement et à être mieux préparés pour les tâches liées à l'audit.
Sécurité
Sans plateforme de collaboration client, une entité pourrait envoyer un e-mail comme preuve à un auditeur qui à son tour doit le partager avec un autre auditeur. Il y a beaucoup de communication : entre auditeurs, entre auditeurs et clients, entre différentes entités... Au lieu d'avoir de nombreux e-mails circulant avec des pièces jointes, PBC Client Collaboration offre une plateforme sécurisée pour échanger et collaborer sur les informations.
Des processus fluides et familiers pour les clients
Grâce aux authentifications pour l'accès direct aux données transactionnelles des clients, ces types d'actifs peuvent être vérifiés en même temps que le reste des données. Étant donné que le résultat est un fichier standardisé, il n'est pas nécessaire de consacrer du temps supplémentaire à la préparation des fichiers pour leur traitement.
Bien que la fourniture de ces autorisations puisse être nouvelle pour certains clients, comme le dit James : « Nous déchargeons le client en lui disant : « Voici le lien, il vous suffit de nous donner votre approbation et nous pourrons récupérer les informations dont nous avons besoin. » Cela simplifie considérablement le processus, contrairement à l'attente de la livraison de fichiers CSV ou à la réception d'un ensemble disparate de relevés PDF. Il est beaucoup plus efficace d'obtenir ces données et les rapprochements bancaires dans le même format. »
Lors de la mise en place de données provenant de sources indépendantes, les cabinets doivent d'abord s'assurer que les clients comprennent clairement ce qu'ils doivent faire.
« Nous trouvons les vidéos que Circit a préparées à ce sujet très utiles. Nous pouvons les envoyer à un client pour le préparer à ce qui va se passer et à quoi cela ressemblera. Une partie de notre travail au sein de l'équipe Forensics concerne la sensibilisation à la fraude, nous comprenons donc pourquoi les clients sont sceptiques lorsqu'ils reçoivent un e-mail leur demandant d'approuver une autorisation. Circit nous a aidés à rendre cette collaboration plus fluide. »
Démarrer la collaboration client PBC
Des cabinets d'audit comme PKF et Grant Thornton utilisent déjà la plateforme Circit pour rationaliser les audits de groupe dans leurs filiales en France, au Royaume-Uni, aux Pays-Bas, en Inde et ailleurs.
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