Afsluitingsgesprekken zijn een cruciaal onderdeel van het auditproces. Ze vereisen dat auditors en klanten samenkomen zodra het auditwerk ter plaatse is afgerond om te bespreken hoe de audit is verlopen, relevante bevindingen en actiepunten. Ze bieden meerwaarde voor beide partijen: klanten profiteren van inzichten in verbeterpunten binnen de bedrijfsvoering, zoals financiële controles, en auditors ontvangen feedback op hun auditbevindingen.
Veelvoorkomende uitdagingen, zowel tijdens de audit als voor de afsluitingsvergadering, omvatten het bijhouden van communicatie: de audit trail, bestanden, uitzonderingen en antwoorden op vragen. Circit's PBC Client Collaboration biedt hiervoor een oplossing door verbeterde zichtbaarheid op bestanden te bieden (met de mogelijkheid om op bestands- of vraagniveau te communiceren), uitgebreide rapportage en naadloze samenwerking met de klant.
Het managen van klantverwachtingen
Auditors moeten hun audits vaak in korte tijd uitvoeren, om klanten in staat te stellen hun financiële overzichten zo vroeg mogelijk in het jaar in te dienen. Dit kan met name relevant zijn voor grotere of beursgenoteerde bedrijven.
Het kan een uitdaging zijn om deadlines voor deze audits te beheren en ervoor te zorgen dat al het veldwerk naar tevredenheid wordt afgerond. Ondertussen moeten klanten hun interne verplichtingen in evenwicht houden en ervoor zorgen dat ze met de auditor samenwerken op hun verantwoordelijkheidsgebieden. Vertragingen bij het verkrijgen van de relevante informatie zijn gebruikelijk en de auditor kan niet beginnen zonder de benodigde informatie, wat leidt tot verdere vertragingen.
Circit's PBC Client Collaboration biedt gedetailleerde, inzichtelijke rapportages om de auditor inzicht te geven in de tijd die aan elke klant is besteed, tot op vraagniveau. Deze gegevens kunnen zeer nuttig zijn bij het bespreken van eventuele overschrijdingen met klanten tijdens de afsluitingsvergadering, aangezien de auditor duidelijk kan vaststellen of er vertragingen waren doordat de klant niet reageerde, of doordat de klant de overeengekomen deadlines niet haalde.
Deze gegevens zijn ook zeer nuttig bij het plannen van de opdracht voor het volgende jaar, aangezien het de auditor in staat stelt de juiste hoeveelheid tijd toe te wijzen aan elk auditonderdeel en ervoor te zorgen dat de middelen worden toegewezen om de taak op tijd af te ronden. Het kan ook de noodzaak aantonen om de bestede tijd aan de opdracht te verhogen of om het honorarium te verhogen. Deze gesprekken kunnen moeilijk zijn, maar worden aanzienlijk vergemakkelijkt met hoogwaardige gegevens ter ondersteuning.
Zichtbaarheid
PBC Client Collaboration biedt één enkel en compleet toegangspunt voor het veilig delen van documenten en samenwerken met klanten. Elk communicatiepunt wordt gelogd en bijgehouden in de audit trail, wat zorgt voor volledige transparantie tussen de auditor en de klant over de status van de auditvragen. Tijdens de afsluitingsvergadering zijn zowel de auditor als de klant het eens over wat er moet worden voltooid voordat de financiële overzichten worden ondertekend.
Door een tool als deze te gebruiken, kan de klantverantwoordelijke (bijvoorbeeld de CFO of Financieel Directeur) ervoor zorgen dat openstaande items aan de juiste persoon in hun team worden toegewezen en dat de deadlines duidelijk zijn vastgesteld. Het gebruik van een meer traditionele methode voor het beheren van de PBC-lijst, zoals een Excel-spreadsheet of e-mail, kan zeer tijdrovend zijn en mist een duidelijke, onveranderlijke audit trail. Met verschillende versies die worden gebruikt en bewerkt, wordt de kans op miscommunicatie tussen de klant en de auditor aanzienlijk vergroot.
Sterkere klantrelaties
Wanneer de auditor zich kan voorbereiden op de afsluitingsvergadering met de duidelijke en transparante informatie die is verzameld via Circit's PBC Client Collaboration, kan de vergadering zich richten op diensten met toegevoegde waarde en inzichten die de auditors tijdens de audit hebben opgedaan.
Aangezien de communicatie tussen auditor en klant allemaal op het beveiligde platform heeft plaatsgevonden, kunnen elke vraag en elk bestand worden gecontroleerd en is communicatie op bestandsniveau mogelijk om uitzonderingen of vragen die moeten worden beantwoord voordat de audit als voltooid kan worden beschouwd, snel en efficiënt af te handelen.
Het gebruik van PBC Client Collaboration als hulpmiddel bij het plannen van toekomstige opdrachten en de afsluitingsvergadering van de huidige audit is een efficiënte manier om ervoor te zorgen dat alle problemen worden gesignaleerd en opgelost, terwijl sterkere klantrelaties en een groter vertrouwen in de auditor worden bevorderd. Klanten zijn volledig betrokken bij het proces, wat betekent dat ze op de hoogte zijn van eventuele problemen vóór de afsluitingsvergadering.
Circit's PBC Client Collaboration
Wilt u zelf zien hoe PBC Client Collaboration uw afsluitingsvergadering en, in het verlengde daarvan, het gehele auditproces kan stroomlijnen? Neem contact op voor een persoonlijke demonstratie.
