Abschlussbesprechungen sind ein entscheidender Bestandteil des Prüfungsprozesses. Sie erfordern, dass Prüfer und Kunden zusammenkommen, sobald die Prüfungsarbeiten abgeschlossen sind, um den Verlauf der Prüfung, relevante Feststellungen und Maßnahmenpunkte zu besprechen. Sie bieten beiden Parteien einen Mehrwert: Kunden profitieren von Einblicken in verbesserungswürdige Geschäftsbereiche, wie z.B. Finanzkontrollen, und Prüfer erhalten Feedback zu ihren Prüfungsergebnissen.
Häufige Herausforderungen sowohl während der Prüfung als auch bei der Abschlussbesprechung umfassen die Nachverfolgung der Kommunikation: den Prüfpfad, Dateien, Ausnahmen und Antworten auf Anfragen. Circits PBC Client Collaboration bietet hierfür eine Lösung, indem es eine verbesserte Transparenz bei Dateien (mit der Möglichkeit, auf Datei- oder Anfrageebene zu kommunizieren), umfassende Berichterstattung und nahtlose Kundenkollaboration bietet.
Kunden-Erwartungsmanagement
Prüfer müssen ihre Prüfungen oft in kurzer Zeit durchführen, damit Kunden ihre Jahresabschlüsse so früh wie möglich im Jahr einreichen können. Dies kann besonders für größere oder börsennotierte Unternehmen relevant sein.
Es kann eine Herausforderung sein, die Fristen bei diesen Prüfungen einzuhalten und sicherzustellen, dass alle Prüfungsarbeiten zufriedenstellend abgeschlossen werden. Gleichzeitig müssen Kunden ihre internen Verpflichtungen abwägen und sicherstellen, dass sie mit dem Prüfer in ihren Verantwortungsbereichen zusammenarbeiten. Verzögerungen bei der Beschaffung relevanter Informationen sind häufig, und der Prüfer kann ohne die erforderlichen Informationen nicht beginnen, was zu weiteren Verzögerungen führt.
Circits PBC Client Collaboration bietet detaillierte, aufschlussreiche Berichte, um dem Prüfer ein Verständnis für den Zeitaufwand pro Kunde bis auf Anfrageebene zu vermitteln. Diese Daten können sehr hilfreich sein, wenn bei der Abschlussbesprechung Mehraufwände mit Kunden besprochen werden, da der Prüfer klar erkennen kann, ob es Verzögerungen gab, weil der Kunde nicht geantwortet oder die vereinbarten Fristen nicht eingehalten hat.
Diese Daten sind auch sehr hilfreich bei der Planung des Engagements für das folgende Jahr, da sie es dem Prüfer ermöglichen, den richtigen Zeitaufwand für jeden Prüfungsabschnitt zuzuweisen und sicherzustellen, dass die Ressourcen so zugewiesen werden, dass die Arbeit pünktlich abgeschlossen werden kann. Es kann auch einen Bedarf aufzeigen, den Zeitaufwand für den Auftrag zu erhöhen oder das Honorar zu steigern. Solche Gespräche können schwierig sein, werden aber durch hochwertige Daten, die sie untermauern, erheblich erleichtert.
Transparenz
PBC Client Collaboration bietet einen einzigen und vollständigen Zugangspunkt für den sicheren Austausch von Dokumenten und die Zusammenarbeit mit Kunden. Jeder Kommunikationspunkt wird im Prüfpfad protokolliert und nachverfolgt, was eine vollständige Transparenz zwischen Prüfer und Kunde bezüglich des Status der Prüfungsanfragen gewährleistet. Bei der Abschlussbesprechung sind sich Prüfer und Kunde einig, was vor der Unterzeichnung des Jahresabschlusses noch erledigt werden muss.
Mit einem solchen Tool kann der Kundenverantwortliche (z.B. der CFO oder Finanzdirektor) sicherstellen, dass alle offenen Punkte der richtigen Person in seinem Team zugewiesen werden und dass die Fristen klar festgelegt sind. Die Verwendung einer traditionelleren Methode zur Verwaltung der PBC-Liste, wie z.B. einer Excel-Tabelle oder E-Mail, kann sehr zeitaufwendig sein und es fehlt ein klarer, unveränderlicher Prüfpfad. Da verschiedene Versionen verwendet und bearbeitet werden, erhöht sich die Wahrscheinlichkeit von Missverständnissen zwischen Kunde und Prüfer erheblich.
Stärkere Kundenbeziehungen
Wenn der Prüfer sich mit den klaren und transparenten Informationen, die über Circits PBC Client Collaboration gesammelt wurden, auf die Abschlussbesprechung vorbereiten kann, ermöglicht dies, dass sich die Besprechung auf Mehrwertdienste und die Erkenntnisse konzentriert, die die Prüfer während der Prüfung gewonnen haben.
Da die gesamte Kommunikation zwischen Prüfer und Kunde auf der sicheren Plattform stattgefunden hat, kann jede Anfrage und Datei überprüft werden, und die Kommunikation auf Dateiebene ist möglich, um Ausnahmen oder Fragen, die vor dem Abschluss der Prüfung geklärt werden müssen, schnell und effizient zu bearbeiten.
Die Nutzung von PBC Client Collaboration als Tool zur Unterstützung bei der Planung zukünftiger Engagements und der Abschlussbesprechung der aktuellen Prüfung ist eine effiziente Methode, um sicherzustellen, dass alle Probleme angesprochen und gelöst werden, und gleichzeitig stärkere Kundenbeziehungen und ein erhöhtes Vertrauen in den Prüfer zu fördern. Kunden sind voll in den Prozess eingebunden und beteiligt, was bedeutet, dass sie sich vor der Abschlussbesprechung über alle Probleme im Klaren sind.
Circits PBC Client Collaboration
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