Las reuniones de cierre son una parte fundamental del proceso de auditoría. Requieren que los auditores y los clientes se reúnan una vez finalizado el trabajo de campo de la auditoría para debatir cómo ha ido la auditoría, los resultados relevantes y los puntos de acción. Aportan valor añadido a ambas partes, ya que los clientes se benefician de la información sobre las áreas de la empresa que pueden mejorarse, como los controles financieros, y los auditores obtienen información sobre los resultados de la auditoría.
Entre los retos habituales tanto durante la auditoría como para la reunión de cierre se incluye el seguimiento de las comunicaciones: la pista de auditoría, los archivos, las excepciones y las respuestas a las consultas. PBC Client Collaboration de Circit ofrece una solución a este problema al proporcionar una mayor visibilidad de los archivos (con la posibilidad de comunicarse a nivel de archivo o de consulta), informes completos y una colaboración fluida con el cliente.
Gestión de las expectativas de los clientes
A menudo se exige a los auditores que realicen sus auditorías en un breve periodo de tiempo, para que los clientes puedan presentar sus estados financieros lo antes posible en el año. Esto puede ser especialmente relevante para las empresas más grandes o que cotizan en bolsa.
Puede ser un reto gestionar los plazos de estas auditorías y garantizar que todo el trabajo de campo se realiza a un nivel satisfactorio. Mientras tanto, los clientes tienen que equilibrar sus obligaciones internas y asegurarse de que colaboran con el auditor en sus áreas de responsabilidad. Los retrasos en la obtención de la información pertinente son habituales y el auditor no puede empezar sin la información necesaria, lo que provoca más retrasos.
PBC Client Collaboration de Circit proporciona informes detallados que permiten al auditor comprender el tiempo dedicado a cada cliente, hasta el nivel de consulta. Estos datos pueden ser muy útiles a la hora de discutir cualquier exceso con los clientes durante la reunión de cierre, ya que el auditor puede identificar claramente si se han producido retrasos debido a que el cliente no ha respondido o no ha cumplido los plazos acordados.
Estos datos también resultan muy útiles a la hora de planificar el encargo del año siguiente, ya que permiten al auditor asignar el tiempo adecuado a cada fase de la auditoría y garantizar que se asignen los recursos necesarios para que el trabajo se complete a tiempo. También pueden poner de manifiesto la necesidad de aumentar el tiempo dedicado al encargo o de incrementar los honorarios. Estas conversaciones pueden resultar difíciles, pero se facilitarán considerablemente si se cuentan con datos de alta calidad que las respalden.
Visibilidad
PBC Client Collaboration proporciona un punto de acceso único y completo para compartir documentos y colaborar con los clientes de forma segura. Cada punto de comunicación se registra y rastrea en la pista de auditoría, garantizando una transparencia total entre el auditor y el cliente en cuanto al estado de las consultas de auditoría. En la reunión de cierre, tanto el auditor como el cliente están al tanto de lo que debe completarse antes de firmar los estados financieros.
Con una herramienta como esta, el responsable del cliente (por ejemplo, el director financiero o el director de finanzas) puede asegurarse de que todas las tareas pendientes se asignen a la persona adecuada de su equipo y de que los plazos estén claramente establecidos. El uso de un método más tradicional para gestionar la lista de PBC, como una hoja de cálculo de Excel o el correo electrónico, puede llevar mucho tiempo y carece de un registro de auditoría claro e inalterable. Al utilizarse y trabajarse con diferentes versiones, la probabilidad de que se produzcan malentendidos entre el cliente y el auditor aumenta considerablemente.
Relaciones más sólidas con los clientes
Cuando el auditor puede prepararse para la reunión de cierre con la información clara y transparente recopilada a través de PBC Client Collaboration de Circit, permite que la reunión se centre en los servicios de valor añadido y en los conocimientos adquiridos por los auditores durante la auditoría.
Dado que toda la comunicación entre el auditor y el cliente se ha realizado en la plataforma segura, se puede comprobar cada consulta y archivo, y la comunicación a nivel de archivo es posible para gestionar de forma rápida y eficaz las excepciones o preguntas que deban abordarse antes de que la auditoría pueda considerarse finalizada.
Utilizar la Colaboración con el Cliente PBC como herramienta de ayuda en la planificación de futuros encargos y en la reunión de cierre de la auditoría actual es una forma eficaz de garantizar que se plantean y resuelven todas las cuestiones, al tiempo que se fomentan unas relaciones más sólidas con el cliente y una mayor confianza en el auditor. Los clientes participan plenamente en el proceso, lo que significa que son conscientes de cualquier problema antes de la reunión de cierre.
Colaboración de Circit con los clientes de PBC
El uso de PBC Client Collaboration para planificar futuros encargos y cerrar las auditorías en curso es una forma eficaz de garantizar que se planteen y resuelvan todas las cuestiones, al tiempo que se fomentan unas relaciones más sólidas con los clientes y se refuerza la confianza. Los clientes participan plenamente a lo largo de todo el proceso, por lo que no hay sorpresas en la reunión de cierre.
