Provided By Client (PBC) es una parte fundamental de los encargos de contabilidad y auditoría que requieren que los clientes proporcionen una serie de documentos, como libros mayores, contratos, extractos bancarios, facturas y recibos, para completar los trabajos.
Ya sea para nóminas, IVA, cuentas anuales, declaraciones del impuesto de sociedades o auditorías, los profesionales de la contabilidad necesitan un acceso puntual y completo a la documentación pertinente.
Aunque la mayoría de los despachos aprovechan actualmente los procesos de PBC, muchas prácticas podrían beneficiarse de una mayor optimización de la eficiencia. Resulta frustrante que muchas empresas sigan utilizando pistas de auditoría en papel y tengan que inspeccionar físicamente los archivos o pedir que se escaneen los documentos. La búsqueda de solicitudes de forma fragmentada y manual a través del correo electrónico o de varios repositorios puede crear sistemas descentralizados o aislados que dificulten la colaboración y el progreso.
El uso de PBC Client Collaboration de Circit ofrece muchas ventajas, como oportunidades para mejorar la colaboración con los clientes, agilizar los procesos, aumentar la seguridad de los datos y obtener una visibilidad inigualable del estado de los encargos de auditoría.
Colaboración superior con los clientes
PBC Client Collaboration desplaza PBC del correo electrónico a una plataforma centralizada en la que todas las solicitudes y comunicaciones pueden gestionarse desde un único lugar.
Los clientes que utilizan la plataforma de colaboración con clientes de Circit pueden cargar documentos y responder a solicitudes dentro de la plataforma. Esto facilita la colaboración entre clientes y contables, ya que las comunicaciones y los documentos se almacenan de forma centralizada en lugar de enviarse a través de correos electrónicos ad hoc.
Las solicitudes pueden seleccionarse a partir de consultas predeterminadas o crearse para su reutilización por contables y auditores. Se pueden añadir nuevas consultas a través de la plataforma, con la posibilidad de cargar archivos CSV para listas creadas desde cero.
Puede optar por configurar listas de PBC basadas en clientes específicos o por el tipo de trabajo. Por ejemplo, puede crear una plantilla de solicitud de PBC para los compromisos de nómina que solicite formularios de nuevas incorporaciones, documentación de bajas y cambios en los planes de pensiones. Esto garantiza la coherencia y la repetibilidad de los procesos, lo que facilita la incorporación de nuevos empleados o becarios. La alta dirección también puede editar estas consultas en bloque si hay matices específicos para clientes concretos.
La incorporación de los clientes es más fácil gracias a la posibilidad de enviarles mensajes de correo electrónico con la marca y vídeos explicativos sobre el funcionamiento de la plataforma.
Ahorrar tiempo
PBC Client Collaboration de Circit genera un importante ahorro de tiempo.
Una visibilidad clara del estado de cada documento solicitado minimizará la necesidad de enviar mensajes de seguimiento de los archivos pendientes. Las consultas y tareas se asignan claramente a los miembros de los equipos de clientes y contables. Una vez respondidas las consultas, se pueden trasladar a una sección de presentación para que las revise el contable, y ambas partes pueden ver fácilmente lo que queda pendiente.
Además, las listas de solicitudes pueden arrastrarse para ser reutilizadas. Esto puede ser útil para los trabajos de final de año, como las cuentas anuales y las auditorías, en los que es probable que la lista de solicitudes sea similar año tras año. Las comunicaciones y los documentos centralizados también ahorran tiempo a la hora de completar el trabajo, ya que los miembros del equipo de contabilidad tienen acceso a todo en un mismo lugar, lo que reduce la necesidad de buscar información.
Este ahorro de tiempo se traduce en una finalización más rápida de los trabajos y en asignaciones más rentables gracias a la reducción de los gastos generales de atención al cliente.
Seguridad
Desgraciadamente, los ataques de phishing por correo electrónico han ido en aumento, sobre todo desde la pandemia, engañando a las personas para que compartan datos confidenciales que los delincuentes pueden utilizar con fines fraudulentos.
Con Circit, las empresas pueden prescindir del correo electrónico, ya que todas las comunicaciones y transferencias de documentos se realizan de forma segura dentro de la plataforma.
Los datos están totalmente encriptados con técnicas de cifrado y gestión de claves de primera clase, y la plataforma cuenta con la certificación ISO 27001, el patrón oro de las normas de seguridad internacionales.
Esto ofrece a contables y clientes la total confianza de que pueden compartir datos sensibles, como datos personales de empleados, información de cuentas bancarias y facturas de proveedores. Las consultas también pueden bloquearse para miembros específicos del equipo del cliente con el fin de restringir el acceso a datos sensibles.
Visibilidad sin precedentes
Estar al tanto del estado de los trabajos es todo un reto en el mejor de los casos, y saltarse un plazo puede tener implicaciones negativas para clientes y contables.
El nuevo régimen de sanciones del IVA, introducido en enero de este año, es un sistema basado en puntos, y los retrasos constantes en las declaraciones y los pagos pueden dar lugar a multas significativas. Por tanto, es más importante que nunca tener visibilidad de los trabajos, para que se completen a tiempo y mantener relaciones sólidas con los clientes.
Con PBC Client Collaboration, puede obtener visibilidad instantánea en toda su cartera de clientes sobre el estado y el progreso de los trabajos de los clientes. De este modo, podrá saber en qué casos es necesario escalar las solicitudes de documentos y datos (por tipos, incluidas las solicitudes de confirmación y las cartas de autorización) y gestionar mejor los recursos de los encargos. Por ejemplo, un trabajo con un plazo de entrega inminente y un envío de documentos justificativos de última hora puede requerir que se asignen unos cuantos miembros del equipo al encargo con poca antelación. En estos casos, las solicitudes pendientes pueden reasignarse a estos miembros del personal.
Las solicitudes también pueden filtrarse en varias vistas, como por presentadas, completas y atrasadas.
Vea en acción el programa PBC Client Collaboration
Estos son sólo algunos ejemplos de cómo PBC Client Collaboration puede mejorar y agilizar los compromisos con los clientes de forma segura.
Para saber más sobre lo que puede hacer por su empresa, solicite una demostración.
