¿Cómo abordan las principales empresas de auditoría la recopilación de datos bancarios?
En una conversación con BDO y Grant Thornton UK, analizamos cómo recopilaban los datos bancarios en el pasado, los retos que ello planteaba, cómo lo hacen ahora y qué creen que les deparará el futuro. Gracias a la implantación de la tecnología, ambas empresas lograron mejoras significativas que analizamos en este artículo.
Nuestros invitados:
Bethany Duffy
Como asociada de auditoría digital en Grant Thornton, Bethany se encuentra en una posición única para comentar sus experiencias con la recopilación, la gestión y el trabajo con datos en su función diaria en una de las principales firmas de auditoría.
Greg Homer
Director en BDO trabajando en Data Analytics Technology Risk Assurance. Greg cuenta con más de 14 años de experiencia en Auditoría Financiera Digital, abarcando temas de tecnología y riesgo de datos, incluyendo analítica de riesgos y finanzas, estrategia de datos y gobernanza de datos.
El statu quo: suministro de datos bancarios dirigido por el cliente
A menudo oímos decir a nuestros clientes y a otras personas que nos acompañan en las conversaciones que los extractos bancarios siguen recopilándose en su mayor parte en papel, una situación que puede resultar frustrante tanto para los auditores como para sus clientes. Recibir esta información vital a través de este canal requiere mucho trabajo de comprobación, seguimiento, normalización y procesamiento antes de que estos datos formen parte de un flujo de trabajo digital.
Greg explica: "Normalmente, nuestros equipos financieros obtenían los datos de cualquier forma posible. En algunos casos se trataba de PDF, en otros de extractos en papel, descargas CSV o documentos Excel: Esto significaría que tendríamos mucha incoherencia en cuanto a los enfoques de los distintos equipos de auditoría, lo que dificultaría el despliegue de la metodología de forma coherente y garantizaría que nuestros equipos dispusieran de la población completa y precisa."
Y Bethany explica cómo funcionaba antes en GT: "Antes, íbamos in situ con el cliente o, cuando llegaba COVID, compartíamos la pantalla: teníamos que sentarnos a ver todos esos informes de 12 meses. No solo nos llevaba mucho tiempo a nosotros, sino también a los clientes.
Es más, los datos que obtenemos estando in situ o compartiendo pantalla no son realmente tan útiles: no podemos filtrar, no podemos ordenar. El otro gran problema es que los archivos CSV y Excel se pueden editar. Para abordar estos puntos principales, hay una gran oportunidad que aprovechar con Open Banking y otras tecnologías".
Lo que mencionaron Greg y Bethany lo vemos reflejado en los resultados de la encuesta que realizamos en el webinar, en la que planteamos la pregunta: ¿Cuál es la forma más habitual de recibir extractos bancarios hoy en día?
El 64% de los encuestados indicaron que reciben estos datos en papel o PDF. Estos datos no son utilizables en la forma en que se reciben, lo que significa que hay que hacer un esfuerzo adicional para transformarlos en algo que sea utilizable y tangible en un archivo de auditoría.
Esto significa dedicar tiempo a recopilar e ingerir datos, un tiempo que podría y seguramente debería dedicarse a las pruebas.
El ahora: aprovechar la tecnología para obtener datos de forma independiente
¿Cómo podemos pasar de los retos del statu quo a un modelo que aproveche las herramientas disponibles y allane el camino a una mayor innovación?
La recopilación de datos bancarios directamente de la fuente forma parte del presente: datos normalizados, directamente de la fuente, de un único proveedor. El componente final es poder basarse en ellos para desbloquear otras opciones y posibilidades.
Open Banking es la piedra angular de la obtención de datos transaccionales sin problemas y directamente de la fuente. Entonces, ¿cómo se está aprovechando esto en GT y BDO?
Bethany explica: "La estandarización es una pieza clave para nosotros, no sólo los datos estandarizados, sino también el hecho de que podemos obtener un proceso estandarizado. Para ello utilizamos el cuadro de mandos de Circit, pero también API que luego añadimos a nuestros procesos, lo que nos garantiza este enfoque coherente y estándar que pueden utilizar todos los equipos de auditoría. En última instancia, nos da una mayor garantía sobre ese saldo de caja, porque lo que obtenemos es directamente de la fuente y no hay manipulación potencial de esa cuenta bancaria.
Lo respaldamos con formación para instruir a los equipos de auditoría locales en el uso de Open Banking y mostrarles las ventajas reales: para ellos y para la calidad de su trabajo."
La banca abierta puede aprovecharse con o sin sistemas y procesos personalizados, a través de API. Las empresas necesitarán conocimientos técnicos internos para crear conexiones API e integrarlas con los sistemas existentes. Las empresas que no tengan la capacidad o los equipos para hacerlo pueden optar por una plataforma como Circit, que se encarga de ese componente por ellos, no solo proporcionando la oportunidad de empezar a desbloquear eficiencias y mejorar la calidad de la auditoría, sino también minimizando el tiempo para obtener el beneficio en sus compromisos.
Greg: "De hecho, hemos tomado la decisión de crear nuestra propia solución interna para ingerir automáticamente esos datos bancarios y compartir con los distintos equipos lo que queremos que hagan. Esto nos permite vincularlos estrechamente a una metodología y a un archivo de auditoría de la documentación final. Podemos hacerlo con bastante eficacia y calidad gracias a las funciones que nos ofrece Circit.
Los comentarios de nuestros equipos son positivos: quieren más y quieren utilizarlo en más auditorías. Un gran reto en torno a la analítica siempre será la obtención de datos, pero ahora estamos empezando a resolver algunos de esos retos, concretamente en términos de calidad, eficiencia y conocimiento de las auditorías."
El futuro: ¿hacia las pruebas automatizadas?
Con esta nota de esperanza, pasamos al último tema que tratamos en el seminario web: el futuro que se abre con los avances de la banca abierta. Podemos avanzar hacia pruebas automatizadas, como las pruebas automatizadas del libro mayor: tomar un extracto del libro mayor del cliente y compararlo automáticamente con datos bancarios independientes obtenidos a través de la banca abierta?
De cara a los próximos dos años, ¿cuáles son las esperanzas en los equipos de BDO y GT?
Bethany: "Una vez que tienes los datos bancarios, se produce una especie de explosión de innovación en cuanto a lo que puedes hacer con ellos. Nos proporciona una gran cantidad de información y análisis. También está al alcance de la mano el cotejo automatizado de libros contables. Antes ni habríamos soñado con hacer nada de esto, pero ahora estamos empezando a planteárnoslo".
Open Banking puede ser especialmente útil en el trabajo con el efectivo, ya que nos permitirá tener realmente ese impacto generalizado en lo que hacemos con el efectivo. No se trata solo de decretarlo en una carta bancaria, sino que podemos ver el saldo de caja durante un periodo de tiempo, podemos empezar a ver la salud de un negocio, podemos ver los baches que se avecinan en el camino antes de que sucedan realmente".
Greg: "La esperanza sería pasar a la concordancia automatizada en masa: a las confirmaciones bancarias, a las confirmaciones bancarias digitales, a la concordancia con el libro mayor y los libros auxiliares. Con Open Banking y estos datos, más organismos de auditoría podrán acceder a ellos".
También dispondremos de un historial de datos más amplio, necesario para elaborar más perfiles a lo largo del tiempo: rendimiento anterior, rendimiento actual, incluso predicción del rendimiento futuro. De momento, generamos datos para 15 meses. Podemos acumularlos con el tiempo, de modo que en el futuro podamos utilizar entre 24 y 36 meses para realizar análisis. En términos de auditorías, se trata más de lo que esperamos que de lo que estamos haciendo".
La banca abierta es la base para desbloquear esas cosas. Una plataforma como Circit puede ayudar a poner esto al alcance de los equipos que no tienen la experiencia interna para construir estos sistemas por sí mismos. Un motor de comparación específico, como el que se encuentra en el módulo Verified Analytics de Circit, puede facilitar una mayor automatización.
El motor de cotejo puede utilizar datos directamente del banco junto con una carga de registros del cliente y realizar el cotejo del libro mayor automáticamente. Con algunos de los análisis de más alto nivel, como en nuestro modelo Verified Insights, se pueden seguir los cambios en el efectivo: puntos altos y bajos, transacciones grandes e inusuales, todo lo cual se puede utilizar dentro de una evaluación de riesgos o una evaluación de empresa en funcionamiento a lo largo de una auditoría.
En conclusión: los obstáculos a la implantación de la tecnología
Esto nos lleva a la segunda encuesta tratada en el seminario. La pregunta era: "¿Cuál es su mayor reto a la hora de implantar tecnología para la recopilación de datos?".
A esto, el 36% de los encuestados votó por la evaluación del ROI, el 25% por la implicación del cliente, el 24% por encontrar al proveedor adecuado y el 15% por el compromiso del personal.
De todo ello podemos concluir que, a pesar del creciente interés por las soluciones de banca abierta, todavía existen obstáculos (¿percibidos?) que se interponen en el camino de algunas empresas, quizás de forma innecesaria.
Al fin y al cabo, el retorno de la inversión se verá claramente por el tiempo que se ahorra en los archivos de auditoría y que luego se invierte en análisis más profundos que los clientes apreciarán. La aceptación por parte del cliente es cada vez más fácil, ya que tanto los clientes como los equipos de auditoría recurren a la tecnología con mayor facilidad. Encontrar al proveedor adecuado, o elegir crear la infraestructura internamente, se ve facilitado por la amplia gama de opciones disponibles y la renovada y creciente confianza y positividad hacia la tecnología. Por último, el compromiso del personal: como mencionaron Greg y Bethany, los equipos aprenderán a adoptar las nuevas tecnologías si se demuestra que facilitan los procesos. Con la formación adecuada, este punto se aborda fácilmente.
¿Y ahora qué? Las empresas con visión de futuro que adoptan las nuevas posibilidades tecnológicas se encuentran en una posición perfecta: opciones entre las que elegir, ejemplos de otras empresas que han adoptado con éxito estos cambios y muchos conocimientos compartidos disponibles para orientarlas.
¿Quiere saber más?
Si está interesado en la solución de Circit para recopilar datos bancarios, visite nuestra página Transacciones verificadas.
Si está interesado en saber cómo puede aprovechar el motor de correspondencia de Circit para automatizar la correspondencia de sus libros contables, puede encontrar más información aquí o reservar una demostración para verlo en acción.