Si usted es depositario o custodio, ya conoce la situación: se avecinan las confirmaciones anuales, se acumulan las conciliaciones y su equipo está enterrado en hojas de cálculo tratando de verificar la titularidad de tipos de activos cada vez más complejos. Es el requisito normativo que nadie disfruta pero que todos deben cumplir.
Pasé años en el otro lado de este proceso, como contable de un fondo de PE, era yo quien elaboraba los archivos de posiciones, coordinaba con los depositarios y preparaba la documentación para los auditores. He experimentado de primera mano la tensión operativa de las pausas de conciliación, la presión de los plazos reglamentarios y la complejidad de gestionar múltiples clases de activos en distintas jurisdicciones.
¿Cuál es el problema? La forma en que la mayoría de las empresas gestionan hoy la verificación de activos se diseñó para un mundo más simple, con valores sencillos, cadenas de custodia claras y muchos menos ojos reguladores vigilando.
Ese mundo ya no existe.
La tormenta perfecta
La verificación de activos se ha vuelto exponencialmente más compleja en la última década, y tres fuerzas están colisionando para hacerla aún más difícil:
- La presión reguladora se intensifica. La Directiva GFIA 2.0 ha ampliado los requisitos transfronterizos. La norma de salvaguarda propuesta por la SEC aumentaría drásticamente el alcance de las obligaciones de custodia. Los reguladores no sólo piden una mejor verificación, sino que la exigen, con plazos más estrictos y sanciones más severas en caso de error.
- Las clases de activos están explotando. Su equipo solía verificar valores cotizados y tal vez algunos bienes inmuebles. Ahora se ocupa de capital riesgo, activos de infraestructuras, derivados complejos, activos digitales y carteras de préstamos. Cada uno requiere un enfoque de verificación diferente, pruebas diferentes y conocimientos diferentes.
- Los costes operativos son insostenibles. Los exámenes anuales por sorpresa de los RIA estadounidenses pueden costar decenas de miles de libras. Los depositarios europeos pasan semanas preparando las confirmaciones de fin de año. Y todo el mundo está contratando a más gente sólo para mantenerse al día con la carga de trabajo.
Mientras tanto, sus clientes esperan plazos más rápidos, sus auditores quieren más pruebas y su junta directiva quiere saber por qué siguen aumentando los costes de cumplimiento.
La trampa del correo electrónico y Excel
Así es la verificación de activos en la mayoría de las empresas hoy en día:
Su equipo de operaciones recibe archivos de posiciones de los administradores de fondos. Los exportan a Excel. Alguien envía un correo electrónico a los subcustodios solicitando confirmaciones. Las respuestas se suceden a lo largo de días o semanas; algunas por correo electrónico, otras por portal seguro, otras por fax (sí, todavía). Otro miembro del equipo introduce manualmente las respuestas en otra hoja de cálculo.
Luego viene el proceso de revisión. Alguien tiene que comprobar cada respuesta, aprobar o rechazar la documentación y hacer un seguimiento de lo que se ha aceptado. Seis meses después, cuando surgen preguntas, el equipo se revuelve entre correos electrónicos intentando encontrar "la respuesta del año pasado". Se acerca la fecha límite. Algunos puntos siguen sin resolverse, así que alguien redacta un borrador de descargo de responsabilidad.
Por último, se envía la confirmación, hasta el año siguiente, cuando se repite todo el proceso y nadie se acuerda de lo que se aceptó anteriormente.
Esto no sólo es ineficaz. Es arriesgado. La introducción manual de datos genera errores. Las cadenas de correo electrónico pierden contexto. Las pruebas se almacenan en la bandeja de entrada de alguien. Y cuando llegan los auditores, reconstruir la pista de auditoría se convierte en una excavación arqueológica.
¿Y si la verificación fuera continua y no anual?
Imagina un escenario diferente:
Un fondo adquiere una participación en una empresa participada de capital riesgo. Su sistema lo marca para verificar la titularidad. Usted envía la solicitud a la empresa participada como de costumbre, pero ahora, cuando recibe la respuesta, puede revisarla y aprobarla o rechazarla digitalmente dentro de la plataforma, algo que simplemente no puede hacer con cadenas de correos electrónicos o unidades compartidas. La verdadera magia se produce el año siguiente: en lugar de empezar de cero, basta con "transferir" la solicitud anterior. Todos los datos de la entidad participada, las respuestas anteriores y el historial de aprobaciones están disponibles al instante.
Recibes una respuesta de una empresa participada que no cumple tus requisitos. En lugar de archivarla con una nota mental para hacer un seguimiento, puedes rechazarla directamente en la plataforma con una respuesta clara, una capacidad que no existe cuando gestionas todo a través del correo electrónico. El sistema realiza un seguimiento de los elementos pendientes y los escala en función de los plazos configurados. Cuando llega la documentación correcta, el historial de aprobación se mantiene automáticamente, creando una pista de auditoría que los auditores realmente quieren ver.
La empresa ACPA llega para un examen sorpresa. En lugar de tener que esforzarse por reunir pruebas, usted proporciona acceso instantáneo a un rastro de verificación completo y auditable de cada activo, cada transacción y cada excepción del último año.
Esto no es teórico. Así es la verificación moderna de activos.
Por qué los enfoques tradicionales no pueden ampliarse
El problema fundamental de la verificación manual de activos no es sólo que sea lenta o cara, sino que no se adapta a la complejidad.
Cuando se trata de verificar 500 valores cotizados, las hojas de cálculo funcionan (a duras penas). Cuando se trata de verificar 5.000 posiciones de renta variable, capital inversión, derivados, bienes inmuebles y activos digitales, mantenidos a través de múltiples estructuras jurídicas en distintas jurisdicciones, los procesos manuales se derrumban por su propio peso.
Este problema no se soluciona contratando. Aumentar el número de personas solo significa más correos electrónicos, más traspasos y más oportunidades para que las cosas se escapen de las manos.
La única solución es replantearse a fondo cómo se realiza la verificación.
Un enfoque moderno de la verificación de activos
Los principales depositarios y custodios están pasando de una verificación periódica y manual a una supervisión continua y automatizada. El cambio implica tres aspectos fundamentales:
- Del punto en el tiempo al tiempo real. En lugar de verificar los activos una vez al año (o una vez al trimestre), los sistemas modernos verifican continuamente. Las nuevas posiciones activan flujos de trabajo de verificación automáticos. Los cambios se marcan inmediatamente. Las excepciones aparecen en tiempo real, cuando son más fáciles de resolver.
- De la fragmentación a la centralización. En lugar de hacer malabarismos con las respuestas a través de correos electrónicos, unidades compartidas y archivadores, todo se encuentra en una única plataforma. Cuando recibe las respuestas de verificación, puede aprobar o rechazar la documentación con un flujo de trabajo formal, algo imposible con los procesos tradicionales basados en el correo electrónico. De un año para otro, basta con transferir las solicitudes anteriores con total visibilidad de lo que se ha aceptado. La temida pregunta "¿puede enseñarnos la respuesta del año pasado?" se responde al instante.
- De reactiva a proactiva. La verificación tradicional sólo detecta los problemas a posteriori, a menudo meses después. Los enfoques modernos utilizan flujos de trabajo automatizados, enrutamiento inteligente y escalados configurables para detectar los problemas de inmediato y resolverlos antes de que se conviertan en resultados del examen.
Beneficios reales
Las empresas que están haciendo este cambio no sólo están experimentando mejoras marginales. Están experimentando transformaciones radicales:
- Reducción del 70-80% del esfuerzo manual. Los equipos que dedicaban semanas a las confirmaciones anuales ahora las completan en días. El personal que antes se dedicaba a perseguir respuestas y buscar en archivos antiguos puede centrarse en actividades de mayor valor, como la resolución de excepciones y el servicio al cliente.
- Acceso instantáneo al historial de verificación. Cuando los auditores pregunten "¿qué aceptó el año pasado?" o las contrapartes cuestionen su rechazo, la respuesta estará disponible de inmediato. Se acabó rebuscar en correos electrónicos o esperar que alguien recuerde dónde guardó el archivo.
- Eliminación casi total de las conclusiones de los exámenes. Cuando llegan los auditores o examinadores, las empresas disponen de registros completos y auditables de cada activo. No hay que buscar pruebas. Sin lagunas en la documentación. Sin explicaciones incómodas sobre confirmaciones que faltan.
Pero quizás lo más importante es que estas empresas están construyendo cimientos escalables. Pueden captar nuevos clientes, expandirse a nuevas clases de activos y entrar en nuevos mercados sin aumentos proporcionales de plantilla o riesgo operativo.
La ventana se cierra
He aquí la incómoda verdad: a medida que se endurecen las normativas y aumenta la complejidad de los activos, la brecha entre las empresas con una infraestructura de verificación moderna y las que utilizan procesos heredados se está convirtiendo en un foso competitivo.
Los depositarios y custodios que invierten hoy en automatización no sólo están reduciendo costes, sino que están creando capacidades difíciles de igualar por la competencia. Están ganando nuevos mandatos al demostrar un control operativo superior. Están atrayendo talento porque sus equipos trabajan en problemas interesantes, no en conciliaciones aburridas.
Mientras tanto, las empresas que siguen utilizando procesos manuales se enfrentan a una difícil disyuntiva: invertir ahora en modernización o verse incapaces de competir por mandatos complejos, incapaces de atraer talento y cada vez más expuestas al riesgo normativo.
Por dónde empezar
¿La buena noticia? No es necesario transformarlo todo de la noche a la mañana. Las implantaciones más exitosas empiezan con un proyecto piloto:
- Seleccione un único fondo o cartera con activos relativamente sencillos
- Implemente flujos de trabajo automatizados para las tareas de verificación que requieren más tiempo
- Medir el impacto en la duración de los ciclos, los índices de error y la capacidad del personal.
- Construir el caso de negocio para un despliegue más amplio basado en resultados reales.
Las empresas que empiecen hoy se adelantarán a los requisitos normativos, a sus competidores y a las expectativas de los clientes.
Las empresas que esperen tendrán que explicar a consejos de administración, auditores y reguladores por qué su riesgo operativo aumenta mientras que el de sus competidores disminuye.
¿Está listopara replantearse la verificación de activos? Solicite una demostración de Circit Asset Management Confirmations para ver cómo Circit puede transformar sus operaciones de verificación.
