Las reuniones de cierre son una parte fundamental del proceso de auditoría. Requieren que auditores y clientes se reúnan una vez finalizado el trabajo de campo de la auditoría para debatir el desarrollo de la misma, las conclusiones relevantes y los puntos de acción.
Añaden valor para ambas partes, ya que los clientes se benefician de la información sobre áreas de la empresa que pueden mejorarse, como los controles financieros, y los auditores pueden obtener información del cliente sobre sus conclusiones de auditoría. junto a si el alcance del trabajo acordado probablemente seguirá siendo el mismo durante el siguiente periodo.
PBC Client Collaboration de Circit simplifica las reuniones de cierre de auditoría al proporcionar una mayor visibilidad de la auditoría, informes completos y una colaboración fluida con el cliente.
Dos de las cuestiones más comunes que pueden plantearse en una reunión de cierre son los excesos en la auditoría (como el posible incumplimiento de plazos) y también la lista de pendientes. PBC Client Collaboration puede ayudar en ambos casos.
Gestión de las expectativas de los clientes
A menudo, se exige a los auditores que realicen sus auditorías en un breve periodo de tiempo, para permitir a los clientes presentar sus estados financieros lo antes posible en el año. Esto puede ser especialmente relevante para las empresas más grandes o que cotizan en bolsa.
Puede ser un reto gestionar los plazos de estas auditorías y garantizar que todo el trabajo de campo se complete a un nivel satisfactorio. Los clientes intentan equilibrar sus propias obligaciones internas y asegurarse de que colaboran con el auditor en sus áreas de responsabilidad. Esto puede provocar retrasos en el suministro de información, y el auditor tiene que asegurarse de reunir la información necesaria para completar su trabajo.
PBC Client Collaboration de Circit proporciona informes detallados que permiten al auditor comprender el tiempo dedicado a cada cliente, hasta el nivel de consulta. Estos datos pueden ser muy útiles a la hora de discutir cualquier exceso de tiempo con los clientes, ya que el auditor puede identificar claramente si se han producido retrasos como consecuencia de la falta de respuesta del cliente o de que éste no haya cumplido los plazos acordados.
Estos datos también son muy útiles a la hora de planificar el encargo del año siguiente, ya que permiten al auditor asignar el tiempo correcto a cada sección de la auditoría y asegurarse de que se asignan los recursos necesarios para que el trabajo se complete a tiempo. También puede determinar si es necesario aumentar el tiempo dedicado al trabajo y, en consecuencia, los honorarios. Estas conversaciones pueden ser difíciles de mantener con los clientes, pero resultarán mucho más sencillas con datos de alta calidad que las respalden.
Visibilidad
PBC Client Collaboration ofrece un punto de acceso único y completo para compartir documentos y colaborar con los clientes.
Existe una total transparencia entre el auditor y el cliente en cuanto al estado de las consultas de auditoría en todo momento. Esto significa que en la reunión de cierre, ambos están de acuerdo en lo que debe completarse antes de la publicación de los estados financieros.
En este punto, también puede permitir que el responsable del cliente, por ejemplo el Director Financiero, se asegure de que cualquier asunto pendiente se asigna a la persona correcta de su equipo y de que los plazos están claramente establecidos. Si se utiliza un método más tradicional de gestión de la lista PBC, como una hoja de cálculo Excel o el correo electrónico, la gestión de la lista puede llevar mucho tiempo. También es frecuente que se trabaje con diferentes versiones, o que se pierdan correos electrónicos, lo que da lugar a una falta de comunicación entre el cliente y el auditor.
PBC Client Collaboration de Circit permite gestionar las consultas en tiempo real y resolverlas de forma más rápida y eficaz, lo que permite que la reunión de cierre se centre en los servicios de valor añadido del auditor.
Relaciones más sólidas con los clientes
Cuando el auditor puede prepararse para la reunión de cierre con la información clara y transparente recopilada a través de PBC Client Collaboration de Circit, permite que la reunión se centre en los servicios de valor añadido ofrecidos.
Utilizar PBC Client Collaboration como herramienta de ayuda para planificar futuros compromisos y cerrar el año en curso durante la reunión de cierre es una forma eficaz de garantizar que se plantean y resuelven todas las cuestiones.
Esto conduce a unas relaciones más sólidas con el cliente y a una mayor confianza en el auditor, ya que el cliente ha participado plenamente en el proceso de auditoría y es consciente de cualquier problema antes de la reunión.
Celebrar una reunión de cierre en persona puede ser útil para consolidar estas relaciones, y puede proporcionar un foro para una conversación más abierta, frente a hacerlo por correo electrónico o por teléfono. De este modo, los problemas se resuelven más fácilmente y el auditor tiene la oportunidad de conocer a todo el equipo financiero, lo que le ayudará en futuros compromisos.
Profundice en la colaboración con los clientes de PBC
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