Moore Polska ahorra 20 horas por auditoría con las solicitudes de confirmación y PBC de Circit.

Procesos manuales e ineficiencias

Antes de implantar Circit, Moore Polska se enfrentaba a varios retos en sus procesos de auditoría:

1. La preparación manual y el envío de todo tipo de solicitudes (bancos, abogados, clientes, proveedores y contratistas) consumían mucho tiempo y recursos.
2. Las respuestas se almacenaban manualmente, lo que complicaba el seguimiento y la actualización del estado de los documentos, y a menudo se traducía en ineficacia y retrasos.
3. La ausencia de un sistema centralizado agravó estos problemas, contribuyendo a aumentar la ineficacia y a prolongar los plazos de obtención de pruebas de auditoría esenciales.
4. Recopilar los documentos que faltaban era una tarea tediosa y que llevaba mucho tiempo, lo que dificultaba aún más el proceso de auditoría y la eficacia.
5. La necesidad permanente de realizar seguimientos y gestionar la capacidad de respuesta de los clientes añadió una complejidad significativa y aumentó la carga de trabajo de los equipos de auditoría.

La solución con Circit

En estrecha colaboración con el equipo de Circit, Moore Polska consiguió una transición fluida hacia un proceso de auditoría más eficiente y racionalizado. Las soluciones de Circit proporcionaron:

• La plataforma de Circit mejoró la comunicación con los clientes y la capacidad de respuesta, lo que se tradujo en relaciones más sólidas y presentaciones puntuales.
• Las plantillas normalizadas y los flujos de trabajo automatizados redujeron al mínimo los errores, mejorando la fiabilidad e integridad del proceso de auditoría.
• Los procesos automatizados ahorraron hasta 20 horas por auditoría a los equipos de Moore Polska, reduciendo la carga administrativa y permitiéndoles centrarse en tareas de gran valor.
• La visibilidad en tiempo real del estado de las solicitudes permitió un seguimiento rápido y evitó retrasos, garantizando un flujo de trabajo de auditoría más fluido.
• La automatización y los procesos estandarizados redujeron al mínimo el riesgo de error humano, lo que dio lugar a resultados de auditoría más precisos y fiables.

Aplicación de Circit

La colaboración con Circit comenzó durante la temporada alta de trabajo de Moore Polska, lo que obligó a cambiar las pautas de trabajo establecidas para los empleados. A pesar de las dificultades, el proceso de implantación fue fluido y eficaz. Cualquier problema con la plataforma se resolvió rápidamente y se actualizó con regularidad.

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La implantación de Circit durante la temporada alta permitió a Moore Polska identificar continuamente áreas de mejora. Este bucle de retroalimentación continua permitió la rápida incorporación de propuestas de cambio y desarrollo, acelerando significativamente la eficiencia de los flujos de trabajo de los empleados.

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"Circit ha agilizado considerablemente nuestro enfoque de la gestión de las solicitudes de auditoría y las comunicaciones con los clientes. La generación automática de solicitudes de la plataforma y la posibilidad de que los clientes respondan directamente a través de Circit mejoran nuestra eficiencia y minimizan nuestra implicación. Su interfaz intuitiva nos permite identificar rápidamente posibles retrasos y mejorar el proceso de archivo. Desde que empezamos a utilizar Circit, la preparación de PDF que antes tardaba unos 3 minutos ahora se hace en sólo 3 segundos, lo que supone un importante ahorro de tiempo."

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Esta notable mejora del 98% demuestra el valor excepcional de Circit a la hora de agilizar las operaciones e impulsar significativamente la productividad.

Próximos pasos

En la actualidad, Moore Polska utiliza tres productos clave de Circit: Confirmation Requests, PBC y AR/AP: Confirmation Requests, PBC y AR/AP. De cara al futuro, Moore Polska planea continuar su asociación con Circit y está entusiasmado con la exploración de nuevos productos y mejoras de la plataforma.

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