Cómo Crowe Spain aumentó la precisión y mejoró los índices de respuesta con Circit

ANTES DE CIRCIT

"Antes de utilizar Circit, empleábamos una plataforma específica para la circularización, que presentaba varios retos, como la imposibilidad de reutilizar plantillas de un año para otro. Solo permitía dos envíos circulares por tercero, y también había una falta de confianza de los terceros circularizados en la plataforma, lo que reducía la tasa de éxito de respuesta."

"En cuanto al intercambio de documentos, lo gestionábamos principalmente a través del correo electrónico o de plataformas como Google Drive o OneDrive. Esto creaba dificultades para hacer un seguimiento eficaz de la documentación pendiente, ya que no podíamos conocer el estado de la información en tiempo real. A menudo, se solicitaban documentos duplicados o se intercambiaban demasiados correos electrónicos, lo que hacía que algunos se perdieran en la avalancha diaria de mensajes, lo que provocaba ineficiencias en nuestro trabajo."

Decidirse por Circit

"A la hora de decidirnos por Circit, tuvimos en cuenta varios factores clave. Internamente, evaluamos la ineficacia que experimentábamos a la hora de solicitar documentación y el bajo índice de éxito de las respuestas circulares. Esto creó la necesidad de encontrar una solución más eficiente para mejorar los procesos diarios."

"El proceso de toma de decisiones comenzó cuando los miembros junior y senior del equipo identificaron estas dificultades en su trabajo diario. A partir de ahí, el departamento técnico del bufete, responsable de la transformación digital y compuesto por un socio, un directivo y un miembro sénior, se encargó de evaluar varias alternativas en el mercado."

"En julio de 2023 iniciamos las reuniones con José, que nos presentó una demo de Circit y respondió a todas nuestras preguntas. Después, evaluamos la herramienta internamente y, tras un análisis exhaustivo, empezamos a implantarla a principios de octubre en nuestras oficinas de Barcelona y Madrid."

Aplicación de Circit

Crowe Spain, firma líder en servicios de auditoría, adoptó Circit con el objetivo de mejorar la eficiencia y transparencia de sus procesos. Esta decisión ha transformado significativamente su forma de trabajar, beneficiando tanto a los auditores como a sus clientes.

La implantación de Circit se centró en tres soluciones clave: el PBC, las solicitudes de confirmación y los productos AR/AP.

"El producto PBC proporciona una plataforma centralizada para compartir documentos en tiempo real, mejorando la organización y el acceso inmediato a la documentación de auditoría. Esto ha supuesto una reducción significativa del volumen de correo electrónico y ha facilitado la revisión de los puntos pendientes en cada auditoría. Además, la herramienta permite documentar los retrasos en las comunicaciones, lo que mejora la rendición de cuentas sobre los plazos de entrega."

"Por otro lado, Confirmation Requests ha automatizado por completo la creación, el envío y el seguimiento de las confirmaciones externas. Esta automatización ha mejorado significativamente los tiempos de respuesta, ha reducido el esfuerzo manual y ha eliminado redundancias en el proceso. Los resultados de adoptar Circit han sido tangibles y significativos."

Crowe Spain ha experimentado una reducción significativa del tiempo dedicado a tareas administrativas, lo que permite realizar auditorías más rápidas y eficientes, algo crucial durante los periodos de mayor carga de trabajo. Ahora los auditores pueden centrarse más en el análisis que en la gestión del papeleo. La calidad de las auditorías también ha mejorado notablemente.

"La centralización de la documentación ha aumentado la precisión y accesibilidad de la información. El seguimiento de las confirmaciones y la revisión en tiempo real de los documentos han contribuido a esta mejora de la calidad."

"Una de las ventajas más notables ha sido la mejora de la comunicación con los clientes. La adopción de Circit por parte de los clientes ha sido sorprendentemente fluida, facilitando una comunicación más fluida y transparente. Ahora los clientes pueden acceder y compartir documentos de forma eficiente y segura, lo que ha reforzado la confianza y colaboración entre Crowe Spain y sus clientes auditados."

"Circit se ha integrado a diferentes niveles dentro de Crowe Spain. La dirección utiliza la plataforma para supervisar las auditorías en tiempo real, mientras que el personal de auditoría la utiliza a diario para solicitar y verificar información de clientes y terceros. La herramienta se utiliza de forma especialmente intensiva en las confirmaciones externas y en las áreas de planes de colaboración."

La implantación de Circit ha demostrado ser una decisión estratégica para Crowe Spain, optimizando sus procesos de auditoría y mejorando la experiencia tanto de sus equipos internos como de sus clientes. La plataforma no sólo ha aumentado la eficiencia operativa, sino que también ha mejorado la calidad de las auditorías y ha fortalecido las relaciones con los clientes.

Asistencia y desarrollo de productos de Circit

"Trabajar con Circit ha sido satisfactorio. La rápida respuesta del equipo a las consultas y problemas ha ayudado a mejorar la adopción de la herramienta entre los equipos. El equipo de Circit ha tenido en cuenta los comentarios y recomendaciones realizados por el equipo de Crowe para mejorar la funcionalidad de la plataforma. La disponibilidad del soporte técnico ha sido clave para adaptar la herramienta a las necesidades específicas de Crowe."

¿Por qué recomendaría Circit a otras empresas de auditoría?

"Recomendaríamos Circit a otras firmas de auditoría por las numerosas ventajas que ha aportado a nuestro trabajo diario. Su implantación ha transformado por completo la eficiencia y transparencia de nuestros procesos, beneficiando tanto a nuestros equipos como a nuestros clientes."

"La centralización de la información ha mejorado la accesibilidad a los documentos, minimizando el riesgo de errores al solicitar archivos duplicados u omisiones por parte del cliente de información esencial. El seguimiento en tiempo real de las confirmaciones y las revisiones de documentos ha redundado en una mejora de la calidad de la auditoría."

"Otro punto importante es la relación con los clientes. Circit no solo ha optimizado nuestros procesos operativos, sino que también ha mejorado la calidad de nuestro trabajo y la experiencia de todas las partes implicadas. La facilidad con la que los clientes han adoptado Circit ha mejorado la colaboración y la confianza, ya que ahora pueden compartir y acceder a los documentos de forma rápida y segura."

¿Cómo se presenta el futuro de su colaboración con Circit?

"Estamos encantados de seguir colaborando con Circit en los próximos años. Consideramos que uno de sus puntos fuertes es su excelente servicio de atención al cliente, que ha sido clave para el éxito de su implantación."

"Actualmente estamos evaluando la posibilidad de ampliar su uso a otras oficinas de la red Crowe en España, ya que los resultados han sido muy positivos. Además, esperamos seguir colaborando con Circit en el futuro para probar nuevas herramientas y soluciones innovadoras que puedan desarrollar para optimizar aún más nuestros procesos."