In einem kürzlich abgehaltenen Webinar mit dem Titel „Verified Analytics: Towards 100% Testing?“ haben wir eine Umfrage durchgeführt: Wir fragten die Teilnehmer nach der durchschnittlichen Stichprobengröße für Umsatzprüfungen. Die Ergebnisse waren überraschend: 60 % wählten eine Stichprobengröße von 15-30. Währenddessen bevorzugten 40 % eine Stichprobengröße von 50-100. 0 % stimmten für eine Größe von 100+.
Die Stichprobengrößen bei Prüfungen bleiben in Wirtschaftsprüfungsgesellschaften klein, was Bedenken aufwirft, ob diese Stichproben die gesamte Population der Transaktionen repräsentieren. Der FRC fördert zunehmend den Einsatz von Technologie zur Verbesserung der Prüfungsqualität, einschließlich Datenanalysen, um den gesamten Satz von Transaktionen in Bereichen wie dem Umsatz zu betrachten.
Was bedeutet das für die Zukunft von Prüfungen? Wie werden Tools wie Circit ?
Trends bei Prüfungen
Bei Circit konzentrieren wir uns darauf, alle an einer Prüfung Beteiligten auf einer einzigen Plattform zusammenzubringen, um eine einzige Mission zu erfüllen: Vertrauen in jede Geschäftstransaktion für Prüfer, deren Mandanten und Nachweisanbieter zu schaffen.
Eine Möglichkeit, wie wir dies vorantreiben, sind Gespräche mit unserem Kundenstamm und anderen Akteuren in der Wirtschaftsprüfungsbranche. In diesen Diskussionen haben wir von fünf Trends erfahren, die die Richtung der Branche bei der Verbesserung von Prüfungen mitgestalten.
Der erste Trend betrifft praktische Herausforderungen: Team und Mandanten. Innerhalb der Teams besteht die größte Herausforderung darin, bestehende Talente zu halten, indem Technologie bereitgestellt wird, die Routineaufgaben erleichtert und es den Teammitgliedern ermöglicht, ihre Fähigkeiten für Aufgaben einzusetzen, die die Effizienz steigern.
Auf Kundenseite bedeutet dies, Mandanten im Umgang mit Technologie zu schulen und sicherzustellen, dass sie die Vorteile erkennen.
Der zweite Trend ist verstärkte Leitlinien zu Schlüsselthemen im Zusammenhang mit Prüfungen, insbesondere ISA 500, und ISQM 1. Von regulatorischer Seite ändern sich die Leitlinien bezüglich der Technologie selbst und der Sprache.
Der dritte Trend betrifft Hauptbuch, Bankdaten und Transaktionsdaten. Wie gelangen die Daten ins Hauptbuch? Woher stammen sie? Wie können die damit verbundenen Risiken bewertet werden? Wie können diese Daten in Systeme zur Abstimmung eingebracht werden? Wie werden Transaktionsdaten erfasst?
Die Erfassung von Transaktionsdaten hatte traditionell ihre spezifischen Probleme in Bezug auf Sicherheit, Vollständigkeit und Standardisierung, mit vielen Verbesserungsmöglichkeiten. Ein Produkt wie Verifizierte Transaktionen kann bei der Erfassung von Transaktionsdaten helfen.
Der vierte Trend ist, dass methodische Änderungen stattfinden, insbesondere bei ISA 315 und Echtzeit-Bestätigungen. Circit kann Drittanbieterdaten in Echtzeit direkt von der Quelle abrufen, um die Salden auf den Konten der Kunden zu überprüfen.
Der letzte Trend betrifft die Prüfungsqualität und -effizienz. Prüfer stehen vor Herausforderungen bei der Beschaffung und Analyse von Daten, der Verbesserung der Zusammenarbeit mit Kunden und der Schulung von Teammitgliedern. Die richtigen Technologien können eine Lösung für all diese Herausforderungen bieten.
Die Perspektive eines ehemaligen Wirtschaftsprüfers auf Technologie und Prüfverfahren
Dudley Gould: „Viele Prüfverfahren sind recht manuell, aber das muss nicht sein. Prüfer verbringen viel Zeit damit, Kontoauszüge zu prüfen, und diese Auszüge liegen in verschiedenen Formaten vor: Papier, Excel, PDFs.
Mit den direkten Verbindungen von Circit zu den Banken können wir diese Daten für jedes Bankkonto in einem optimierten und standardisierten Format abrufen. Es gibt viele Möglichkeiten, einige der veralteten, manuellen Praktiken in der Prüfung abzuschaffen, wie den Stapel von Kontoauszügen, den Stapel von Rechnungen und andere Papierstapel, die alle manuell eingegeben werden müssen.“
„Wie kommt Technologie bei Prüfverfahren ins Spiel?“
Dudley: „Prüfer werden hauptsächlich Einzelfallprüfungen mit Stichprobengrößen zwischen 15 und 30 durchführen, manchmal auch etwas höher. Es gibt viel Druck, die Stichprobengrößen zu erhöhen, und es wird viel hinterfragt, ob die (kleineren) Stichprobengrößen ausreichend Prüfungsnachweise liefern.“
Einerseits heißt es: „Bleiben wir bei unseren Stichprobenverfahren und versuchen wir zunächst, den Prozess zu digitalisieren. Ein Großteil dieser Einzelfallprüfungen wird das Nachvollziehen von Posten bei der Bank umfassen, sei es eine Einnahmenstichprobe, eine Ausgabenstichprobe, Debitoren, Kreditoren und so weiter.
Bargeld spielt während der gesamten Prüfung eine Rolle. Prüfer verbringen derzeit viel Zeit damit, manuell zu überprüfen, ob diese Zahlungen geleistet oder empfangen wurden. Aber jetzt, da wir einen sicheren Datenstrom direkt von der Quelle haben, wissen wir nicht nur, dass diese Daten vollständig und genau sind, wir können diese Daten auch nehmen und automatisch mit unseren Stichproben abgleichen.
Der andere Aspekt, den ein digitaler Workflow ermöglicht, ist, dass Unternehmen von der Stichprobenprüfung abrücken und den gesamten Datensatz für Prüfverfahren heranziehen können. Dies ist etwas, das größere Unternehmen schon seit einiger Zeit tun, aber diese Technologie bedeutet, dass es auch problemlos auf mittelständische Unternehmen angewendet werden kann.“
„Wir sehen eine der größten Herausforderungen in der Beschaffung von Transaktionsdaten. Welche Möglichkeiten gibt es, dies zu erleichtern?“
Dudley: „Nutzen Sie eine Lösung wie Circit. Mit unserem Produkt, Verifizierte Transaktionen, profitieren unsere Kunden von direkten Integrationen mit der Bank ohne Zwischenhändler, was bedeutet, dass die Daten direkt von der Quelle stammen. Der Kunde muss die Verbindung zwar noch autorisieren, aber Circit verfügt über Banksicherheitsstandards, die es uns ermöglichen, Transaktionsdaten abzurufen und anzuzeigen.
Die Tatsache, dass die Daten direkt von der Quelle stammen, ist sehr wichtig, insbesondere im Hinblick auf ISQM 1. Bei ISQM 1 geht es um Qualitätsmanagement: Woher wissen wir, dass die Daten, mit denen wir arbeiten, von ausreichender Qualität, vollständig und korrekt sind? In diesem Fall lautet die Antwort: weil sie von den Banken stammen.
Ein wichtiger Aspekt für den Prüfungsanwendungsfall sind die Informationen zu Zahlungsempfänger und IBAN-Endpunkt. Wir arbeiten mit den Banken zusammen, um ihnen beim Aufbau dieser zusätzlichen, hochwertigen Endpunkte zu helfen. Die IBAN ist für die Prüfung sehr aussagekräftig, da sie mit Lieferanten- und Gehaltsdaten abgeglichen werden kann.“
„Welche weiteren Herausforderungen gibt es, um eine 100%ige Prüfung zu erreichen?“
Dudley: „Es gibt viel Druck von den Aufsichtsbehörden auf Unternehmen, veraltete Obergrenzen für Stichprobengrößen aufzuheben und die Stichprobengrößen zu erhöhen. Der Hauptdruckpunkt in diesem Fall sind die Ressourcen: sie haben nicht die Teamgröße oder die Fähigkeiten, um die Stichprobengröße zu erhöhen, geschweige denn zu verdoppeln. Das andere Problem ist: Wie erreichen Prüfer 100 %? Mit anderen Worten, die Werkzeuge, das Insiderwissen. Insbesondere mittelgroße oder kleinere Unternehmen können es sich nicht leisten, ein Team von Spezialisten aufzubauen. Sie brauchen Werkzeuge, mit denen Prüfer in kurzer Zeit zurechtkommen und arbeiten können.
„Welche Richtlinien gibt es für die 100%ige Prüfung?“
Dudley: „Die Leitlinien sind die letzte Herausforderung. Es geht um die Frage: „Wie?“. Selbst wenn Unternehmen die Werkzeuge und Ressourcen haben, ist es eine ziemlich große methodische Umstellung, und Prüfer suchen nach Leitlinien von den Methodenanbietern, den ISAs, die langsam kommen, aber noch nicht ganz da sind.
Es werden weitere Leitlinien zur Nutzung von Technologie entstehen. Bisher haben wir die Aktualisierungen zu ISA 315 und ISA 240. Sie sind die ersten ISAs, die auf automatisierte Tools und Techniken verweisen. Sie erwähnen nicht nur automatisierte Tools und Techniken, sondern insbesondere Datenanalysen. Dies ist ein wichtiges Zeichen dafür, worauf die FRC bei bevorstehenden Aktenprüfungen achten wird und wie sich die Durchführung von Prüfungen verändert.
Die Richtlinien, die wir brauchen, konzentrieren sich nicht so sehr auf die Tools und Techniken, sondern darauf, wie man sie implementiert.
„Gibt es noch abschließende Bemerkungen oder Ratschläge?“
Dudley: „Ich denke, es ist wichtig, dass Teams den richtigen Ausgangspunkt wählen. Versuchen Sie nicht, alles auf einmal zu erledigen. Wenn Sie immer noch Excel- und PDF-Auszüge erhalten, beginnen Sie mit der Optimierung Ihrer Datenerfassung, indem Sie diese digital beziehen. Daraus ergeben sich sofortige Qualitätsverbesserungen und Zeitersparnisse. Gehen Sie nicht zu schnell zu tief, aber tun Sie auch nichts.“
