Estudio de caso Harbinson Mulholland

Personal subalterno capacitado para realizar su trabajo más productivo

Revisión del proceso de seguimiento de las cartas bancarias

Liberación de tiempo para cosas más importantes que requieren un análisis en profundidad.

"Circit nos ha ayudado a abordar algunos de los retos fundamentales que tenemos: los verdaderos componentes básicos para reunir un sólido expediente de auditoría y garantizar que tenemos la garantía que necesitamos."

James McCullough, contable forense, Harbinson Mulholland.

ANTES DEL CIRCUITO

El proceso ante Circit se había mantenido sin cambios durante casi 20 años. Como la mayoría de los auditores, Harbinson Mulholland escribía cartas a los bancos solicitando confirmación de cuentas y saldos. Las cartas las preparaba un empleado subalterno, se entregaban a un socio para que las firmara y se enviaban al banco por correo. Después, no estaba claro si había llegado a la persona adecuada hasta que se devolvía la carta. Esto creaba un elemento de incertidumbre y falta de transparencia en una fase esencial de la recopilación de pruebas para cada encargo.

James: "Si hubiéramos recibido una respuesta a la carta, habría una cacería alrededor: "¿Está esa carta en tu mesa? ¿Está en mi mesa? ¿Está en la mesa del socio? En esa fase, a menudo había que involucrar también al personal más veterano, lo que no era un buen uso de su tiempo".
"Los becarios tenían que llamar por teléfono y navegar por las interminables centralitas de los bancos para averiguar dónde estaban nuestras solicitudes. El mejor escenario en ese momento sería: 'Acabo de enviarle esto y lo tendrá mañana'. Pero es mucho más frecuente que los bancos nos digan: "Creía que se lo habíamos enviado, ¿se lo volvemos a enviar? O 'Nunca lo recibimos'. Volvemos al principio del proceso. Esperemos que esta vez llegue a la persona adecuada".

ELEGIR CIRCIT

El equipo de James empezó a buscar una solución a estos retos. Contaron con el apoyo de los socios de Harbinson Mulholland, que ayudaron a su equipo a encontrar una solución mejor.

James: "Los socios se centran en soluciones tecnológicas, pero tienen que ser soluciones que funcionen para nuestros clientes y nuestra filosofía de atención al cliente. No somos el tipo de empresa que dice: 'Debéis pasar a estas soluciones tecnológicas, debéis utilizar XYZ', a menos que haya un argumento muy convincente para nuestros clientes de que esta solución les hará la vida más fácil".

Cuando llegó el momento de encontrar una solución a estos retos, la atención de Harbinson Mulholland se centró en Circity les gustó lo que vieron. Tenía un precio razonable, mejor que el de la competencia. Al equipo de Harbinson Mulholland también le gustó la interfaz, que ofrece una visión clara de las distintas solicitudes y de las fases del proceso en las que se encuentran.

APLICACIÓN

La implantación de Ciricit se llevó a cabo sin contratiempos: la interfaz de Circit facilitó la tarea de hacer ver al equipo el valor de cambiar el proceso y de conseguir que la gente lo asumiera como propio.

James: "En cuanto a la interfaz y la supervisión -conseguir que los estados se pongan en verde y pasen a completado, ya está todo hecho, en lugar de una lista interminable-, la información que da fue útil para conseguir el comportamiento que queríamos."

"Una vez que averiguamos el proceso, se trataba de reforzarlo. La cantidad de tiempo que se puede ahorrar al no tener que producir y perseguir cartas y cargar documentos en los distintos portales que utilizan los bancos, todo eso fueron enormes beneficios de la implantación para nosotros".

COMPROMISO INTERNO

Pronto quedó claro cómo el equipo de Harbinson Mulholland se beneficiaba del uso de Circit.
James: "La forma más fácil de juzgarlo es ver cómo es ahora cuando entra un nuevo aprendiz. Les explico cómo utilizamos Circit y les cuento las historias de terror de cómo nosotros, y todas las empresas de auditoría, solíamos obtener las confirmaciones bancarias hasta hace poco. Puedes ver al recién licenciado pensando: '¡Esto es una completa locura!".

"La clave para implantar Circit con éxito fue capacitar al personal subalterno de la oficina para completar los pasos iniciales y, para cuando los miembros más veteranos empezaron a trabajar en ello, la confirmación bancaria ya estaba ahí, en el archivo digital. Hay cosas más importantes de las que preocuparse en auditoría, cosas que requieren análisis y detectar patrones y hacer preguntas. Si se pierde medio día o un día del tiempo de auditoría programado, no es productivo y no es un buen servicio para el cliente".

TRANSACCIONES VERIFICADAS

Acceder a los extractos bancarios suele ser un reto para las empresas de auditoría. A falta de un acceso independiente, las empresas deben recurrir al correo postal o electrónico, lo que puede llevar mucho tiempo. Los extractos bancarios resultantes suelen llegar en formatos diferentes, por lo que hay que invertir tiempo adicional en normalizar los datos. En Harbinson Mulholland, la experiencia con Verified Transactions fue un poco diferente.

James: "Muchos de nuestros clientes están dispuestos a compartir de forma bastante extensa, como informes, archivos Excel... Utilizamos Transacciones Verificadas y confirmaciones en tiempo real como respaldo y apoyo al proceso de confirmación de auditoría. También lo utilizamos para tratar y obtener garantías activas para clientes con una cuenta Revolut, Starling o Monzo. En otras palabras, lo utilizamos como respaldo y apoyo del proceso de confirmaciones."
"En el espacio en el que trabajamos, pymes y auditorías benéficas, normalmente estamos tratando con un equipo relativamente pequeño que tiene acceso a la banca. Eso lo hace mucho más sencillo que en el caso de una institución más grande. En ese caso, entiendo perfectamente cómo utilizar Verified Transactions para llevar a cabo ese proceso".

James se ha incorporado recientemente al equipo de análisis forense y puede ver algunos casos de uso de las transacciones verificadas específicamente en este ámbito.
"Por nuestro trabajo forense sabemos perfectamente que un extracto bancario puede ser alterado. En el ámbito forense, nos atrae el nivel de seguridad que supone poder examinar las transacciones bancarias; siempre que uno se basa en documentos proporcionados por las partes en litigio, pueden surgir dudas sobre si se está obteniendo la imagen completa.

En el equipo de Fraude dedicamos mucho tiempo a dar a conocer el trabajo que hacemos: trabajamos con abogados locales, les impartimos formación y les mostramos procesos y herramientas. Disponer de una fuente de veracidad de los extractos bancarios podría ser muy útil tanto desde el punto de vista jurídico como de la contabilidad forense".

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SOPORTE DE CIRCUITOS

El equipo de asistencia de Circit también es un gran activo para Harbinson Mulholland. Se dieron cuenta de que utilizaban los vídeos y las guías de Circit para que los clientes se incorporaran.

James: "Diríamos: 'Acabas de recibir un correo electrónico de Circit. Utilizamos su plataforma para las confirmaciones y es una parte importante del proceso. Aquí tienes un vídeo en el que se muestra lo que tienes que hacer a continuación". Apreciamos mucho que Circit haya facilitado tanto esa parte del proceso"
"Otro factor que nos ha ayudado es que si envías un correo electrónico a alguien del equipo de asistencia de Circit, ¡te contestan! Y te contestan con algo tangible y útil. El equipo de asistencia es muy receptivo. Nos han ayudado a superar obstáculos y retos con las instituciones. Se agradece recibir ayuda rápida y útil".

EL FUTURO

¿Cuál es el futuro de Harbinson Mulholland y su uso continuado de Circit?

"Estamos entusiasmados con la puesta en marcha de AR/AP. Somos conscientes de que será difícil conseguir la aprobación de todos los proveedores, pero enviar cartas o correos electrónicos y hacer un seguimiento de quién ha respondido y quién no supone un gran reto. Los recordatorios automáticos de Circit son geniales, puedo pulsar un botón para enviar un recordatorio. Eso transformaría la forma en que obtenemos las confirmaciones de los deudores de nuestros clientes y los saldos pendientes".

En Circit, nos complace trabajar con empresas de contabilidad con visión de futuro para mejorar los procesos, elevar la experiencia del cliente y agilizar el cobro directo desde la fuente.

"Nos gusta que Circit sea una start-up irlandesa. Se preocupaban por los mismos bancos que utilizan nuestras empresas locales. Como Circit tiene raíces irlandesas, ha desarrollado las relaciones que necesitamos, eso era absolutamente fundamental para nosotros. Necesitamos a AIB, Ulster Bank y Danske Bank. También nos atrajo el viaje que parecía emprender Circit y los valores que mostraba".